ビジネスプロセス オートメーションとは
ビジネスプロセス オートメーションは、人間によるタッチポイントを減らしたり完全になくしたりすることで、ビジネス ワークフローをよりシンプルに、より速く、より正確にします
ビジネスプロセス オートメーション (BPA) をはじめとする自動処理は、現代のビジネスにおいて目新しいものではありません。かつてはバックオフィス全体を埋め尽くしていた書類棚は、データベースへと変わりました。事務員の業務は、自宅で行うデータ入力になりました。また、人事業務の多くは、人工知能 (AI) や機械学習 (ML) を搭載した HR ソフトウェアで行われるようになりました。
ビジネスプロセス管理 (BPM) で使用されるソフトウェア ロボットとオートメーション ソリューションは、日々手作業で行われている従来のビジネスプロセスを対象としたデジタルトランスフォーメーションの次のステップに過ぎません。製造業や教育機関、医療機関など、ほぼすべての業界のあらゆる分野に、エンドツーエンドでオートメーション ソフトウェアを取り入れることができます。その理由は、それがスマートなビジネスの運営方法だからです。
ビジネスプロセス オートメーション ソフトウェアを使用することで、あらゆる規模や種類の組織が次のような成果を達成できます。
- ヒューマン エラーのリスク低減
- 関係者に対する説明責任の改善
- コンプライアンスの維持とミスの監視
- 定型タスクや大量のデータを扱う作業の自動化による効率化
- カスタマー エクスペリエンスとベンダー コミュニケーションの改善
- データと測定可能な結果を活用した意思決定の強化
- オンボーディングや CRM システムの統合をはじめとする複雑な機能の簡素化と標準化
もはや可能性は無限です。また、アイデアが尽きた場合の備えとして、オートメーション テクノロジーの活用、アプリケーション プログラミング インターフェース (API) の統合、その他のオートメーション ソフトウェア ツールに関する新しいアイデアや用途のヒントとなる、最新トレンドを紹介する事例集をご用意しています。
ロボティック・プロセス・オートメーションやワークフローのオートメーションに躊躇している方も、ご安心ください。フォレスター・リサーチ社による 2018 年の調査では、全企業の 22% がビジネスプロセス オートメーションを未導入であることが示唆されました。つまり、今からでも遅くはありません。BPA に着手する最良のタイミングを見逃してしまったのなら、当社の新しい Pathfinder プログラム (英語)を活用して、今すぐ始めるべきなのではないでしょうか。
ビジネスプロセス オートメーションを利用するメリット
機械学習、人工知能、オートメーション テクノロジーを使用することで、小企業からフォーチュン 100 企業まで、あらゆる規模の組織でさまざまなメリットを享受できます。どのようなメリットかは、何に対して、どこで、いつ、なぜ、どのようにプロセス オートメーションが行われるかによります。しかし、BPM やオートメーション ツール (英語)の有益性は、組織全体で明らかになるはずです。
損失の低減
ロボティック・プロセス・オートメーションは、モニタリングと問題の特定に最適です。ビジネスプロセス管理テクノロジーやその他のインテリジェント ツールを使用して、非効率的な作業やリソースの誤配分、無駄を発見し、取り除くことができます。それを基に変更を加え、これらのシステムのモニタリングを継続し、その結果をパフォーマンス指標に照らし合わせることで、どれぐらい削減できたかを判断します。
精度の向上
ヒューマン エラーは、しばしば時間のロスや売上の減少につながり、従業員や顧客の不満の原因にもなりますが、手作業を自動化することでそのリスクを排除できます。さらに、データ入力など考える必要のない作業に多くの時間を費やしていたスタッフが、ほかの業務に集中できるようになるため、生産性 (英語)と従業員の満足度が向上し、組織に付加価値をもたらします。
一貫性と均一性
プロセスの標準化は、カスタマー エクスペリエンス、生産性、品質、適切な意思決定に必要な明確性、組織全体の士気の向上につながります。
コミュニケーションの向上
ビジネスプロセス オートメーションは、人事、営業・販売、企画・調査・マーケティング、ロジスティクスなど、組織のあらゆる部門からインテリジェンスと情報を収集し、1 ヶ所に集約できます。そうすることで、すべてのチームと経営陣が、全体像を把握し、定義された事業目標に対する進捗を評価し、ほかの部門で何が起きているかを把握できるようになります。事実に基づき意思決定を行うプロセスが確立されることで、より良い結果が得られるようになります。
モチベーション・士気・ロイヤルティ
従業員は、会社に付加価値をもたらし、問題を解決し、有意義な貢献を果たす方法を積極的に追求しています。オートメーションにより、従業員は退屈な作業ではなく問題解決に集中できるようになります。さらに、オートメーションの基本 (英語)が身に付いていれば、自分で必要性を判断してオートメーションを行うことも可能です。その結果、職場環境が改善され、カスタマー エクスペリエンスと生産性が向上し、あらゆる人々に有益な付加価値のあるサービスを実現できます。
コンプライアンス
コンプライアンスは必須ですが、大変な努力を要します。ロボティック・プロセス・オートメーションで作成される自動監査証跡を使用すると、人間によるタッチポイントが減り、容易にコンプライアンスを維持できます。また、問題が発生した場合には即座に通知を受け取ることも可能で、解決に必要な情報も入手できます。要するに、従来の監視手順のデジタルトランスフォーメーションと言えます。
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ビジネスプロセス オートメーションの事例
ビジネスプロセス オートメーションは、プロセスに従うあらゆる企業や組織にメリットをもたらします。ベンダーとのやり取りや発注書の処理では、プロセスの早い段階で取り入れることができます。顧客関係管理 (CRM)、サポート、リターゲティングなど、バックエンドのビジネスプロセスにも活用できます。多くのプログラム、API、オートメーション テクノロジーを使用できるため、もはや可能性は無限です。今日では、ほぼすべての業界で事例を見つけることができます。
製造
製造業では、ベンダー、発注書、サプライ チェーン、在庫の追跡を完璧な状態に維持するために、多くの時間が費やされています。プロセスを自動化することで、ほかの作業に使える時間や労力を無駄にすることなく、組織内の誰もがすぐにこれらの情報をほか取得できるようになります。さらに、このようなシステムは常に手動プロセスよりも包括的かつ正確にプロセスを実行できます。
非営利団体
食糧不足の解消、平等な社会作り、動物愛護などでも、ワークフローのオートメーションによりさまざまなメリットが得られます。コストの削減だけでも、従来の手段に比べて大きなメリットとなりますが、緊急時や想定外の事態に対応できる柔軟性も得られます。組織によっては、機会を特定し、世界に最も大きなインパクトをもたらすための優先順位付けを行うためだけにオートメーションを利用しているところもあります。
教育機関
教育機関では多くの場合、入学手続き、支払い、コース教材、その他事務作業に対応するためにオートメーション テクノロジーを導入しています。しかし、学習の成果や効率を高めるために、RPA やプロセスマイニングなどのビジネスプロセス オートメーション ソフトウェアをコースのコンテンツに活用することも可能です。
スタートアップ・起業家
小企業では、1 人でいくつもの役割をこなし、多くの責任を負うことも珍しくありません。ワークフローのオートメーション テクノロジー (英語)を活用することで、いくつかの業務を自動化し、負担を軽減できます。ビジネスプロセス管理ソリューションは多様で、カスタマイズ性とスケーラビリティを備えており、市場支配を目指す成長企業に最適です。
小売
小売業では、経営の規模にかかわらず、ビジネスプロセス オートメーションからメリットを得ることができます。オートメーション ツールや人工知能は、ビジネスのバックエンドで役立つだけでなく、マーケティングの効果を高め、カスタマー サポートでのやり取りに費やす時間を短縮し、現在の業務とビジネスの KPI を比較することもできます。
財務
金融関連の企業、部署、専門家は、データ収集、変更追跡、潜在的な問題の監視をはじめとする日常業務に多くの時間を費やしています。ビジネスプロセス オートメーションとオートメーション ソフトウェアにより、このようなビジネス分野から退屈な作業を取り除き、専門家がクライアントや意思決定、専門知識の活用に集中できるようになります。
ビジネスプロセス オートメーションに関するよくある質問
- プロセス オートメーション: ワークフロー オートメーション、マクロ、プロセスマイニングなどのオートメーション テクノロジーは、 非効率的な作業を取り除き、ビジネスを改善するためのインサイトの提供を目的とした、プロセス オートメーションに分類されます。
- 統合オートメーション: これらのロボティック プログラムは、デジタルワーカーに似ています。アルゴリズムや機械のルールを使用して人間の作業を補完および模倣し、定義された作業を迅速かつ正確に、最小限の労力でこなします。
- 人工知能 (AI) オートメーション: これは最も複雑なインテリジェント オートメーションです。これらのソフトウェア プログラムは、ビジネス ルールを使用して業務を行いながら学習します。すべて自分で判断して作業を完遂し、人間による介入は必要ありません。
- モニタリング: 多くのオートメーション ツールは、システムのモニタリングを行い、費やした時間を記録したり、ヒューマン エラーを検出します。
- マッピング: プロセスマイニングでは、ビジネスプロセス全体をマッピングし、特定のワークフローで行われるすべてのステップを明確に把握できます。
- 測定: オートメーション ツールを使用して、主要業績評価指標 (KPI) を測定し、事業目標と比較できます。
- 管理: ロボティック・プロセス・オートメーション (RPA) や人工知能によるオートメーション システムは、マネージャーや CIO が複雑なシステムを簡素化し、適切にスキルを活かせる業務に従業員を再配置するのに役立ちます。
- 変更: 手動の作業やプロセスは比較的柔軟性に欠け、適応や変更に時間を要する傾向にあります。オートメーション ソリューションは、変化の機会を検出し、新たな状況に即時適応できるため、混乱を減らし、損失のリスクを最小限に抑えられます。
まず、自動化するプロセスを検証し、そのプロセスが正確かつ精密で、期待通りに機能することを確認します。次に、ビジネスプロセス オートメーションやその他のオートメーション ソリューションを導入し、それらが使用するビジネス ルールやアルゴリズムを再確認します。最後に、RPA やその他のソフトウェア ツールの確認、調整、メンテナンスを定期的に行い、それらが常に適切で、正確かつ効率的であることを確認します。
ビジネスプロセス オートメーションを始めるには
ロボティック ソフトウェアをデータに導入する前に、使用するシステムがどのようなものか理解する必要があります。望むとおりに機能し、適切で、有用であることを確認してください。その後、オートメーション プロセスを開始します。どこから情報が来るのか、どの経路を選択するべきか、どのようなステップを実行するのかを可視化したマップを作成 (英語)します。そこで立ち止まり、さまざまなシステムのモニタリングを行うことも可能ですが、先に進むことを選択すれば可能性は無限に広がります。
人工知能や機械学習は、意思決定、プロセスの最適化、成長機会の提案を行えます。それを活用することで、人間は生産やカスタマー エクスペリエンスをはじめとする、あらゆる重要な業務に専念できるようになります。一部のオートメーション テクノロジーが最大限の能力を発揮していない、または望むとおりに機能していない場合は、調整を加えたり、別のオートメーション ツールで拡張することができます。