¿Qué es la automatización robótica de procesos?
La automatización de los procesos empresariales reduce o elimina la intervención humana para que los flujos de trabajo empresariales sean más sencillos, rápidos y precisos.
La automatización de los procesos empresariales (BPA, del inglés Business Process Automation) y otras formas de procesamiento de automatización no son nuevas en el mundo empresarial actual. Hemos cambiado los archivadores, que antes llenaban toda una oficina, por bases de datos. Los empleos ahora son trabajos de entrada de datos realizados desde casa. Y los recursos humanos realizan gran parte de su trabajo mediante softwares de RR. HH. que ahora están potenciados por la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (ML, del inglés Machine Learning).
Los robots de software y las soluciones de automatización en administración de procesos empresariales (BPM, del inglés Business Process Management) son solo los siguientes pasos en la transformación digital de los procesos empresariales tradicionales que ya realizamos a diario. Puede incorporar softwares de automatización en casi cualquier área, desde el principio hasta el final, en casi todos los sectores, como la fabricación, la educación e incluso la atención sanitaria. ¿Por qué? Es la forma inteligente de hacer negocios.
El software de automatización de procesos empresariales permite a los propietarios de pequeños negocios, empresas y organizaciones de todo tipo hacer lo siguiente:
- Reducir el riesgo de error humano
- Mejorar la responsabilidad ante las partes interesadas
- Mantener el cumplimiento y controlar los errores
- Eliminar ineficiencias mediante la automatización de tareas repetitivas y las que tienen un gran volumen de datos
- Mejorar la experiencia del cliente y la comunicación con los proveedores
- Reforzar la toma de decisiones con resultados medibles y datos
- Simplificar y estandarizar funciones complejas como la incorporación, las integraciones de sistemas de CRM, etc.
Las posibilidades son incontables. Y si se queda sin ideas, tenemos una colección de casos de uso que destacan las últimas tendencias e inspiran nuevas ideas y usos de la tecnología de automatización, la integración de las interfaces de programación de aplicaciones (API, del inglés Application Programming Interfaces) y otras herramientas de software automatizadas.
Si tiene dudas sobre la automatización de procesos robóticos y los flujos de trabajo automatizados, no se preocupe. Una investigación de Forrester en el 2018 sugirió que el 22 % de todas las empresas aún no habían adoptado la automatización de procesos empresariales, por lo que no es demasiado tarde. El mejor momento para empezar con la BPA era ayer. El siguiente mejor momento para empezar es hoy, con nuestro nuevo programa Pathfinder.
¿Qué puede hacer por mí la automatización de los procesos empresariales?
El uso de la tecnología de aprendizaje automático, inteligencia artificial y automatización puede traducirse en una amplia gama de beneficios para los propietarios de pequeñas empresas, organizaciones y compañías del ranking Fortune 100 por igual. Los beneficios dependen del qué, dónde, cuándo, por qué y cómo de un proceso automatizado. Sin embargo, notará las ventajas de las herramientas de BPM y automatización en toda la organización.
Reducir las pérdidas
La automatización robótica de procesos es ideal para monitorear y señalar los problemas. Utilice la tecnología de gestión de procesos empresariales y otras herramientas inteligentes para detectar y eliminar las ineficiencias, la mala asignación de recursos y los residuos. Luego, realice los cambios y continúe monitoreando estos sistemas para medir los resultados con respecto a los indicadores de rendimiento y determinar cuánto ha ahorrado.
Mayor precisión
La capacidad de automatizar las tareas manuales elimina el riesgo de que se produzcan errores humanos, que a menudo se traducen en pérdidas de tiempo y de ventas, a la vez que contribuyen a la insatisfacción de empleados y clientes. Además, el personal que suele dedicar muchas horas de trabajo a tareas sin sentido, como la introducción de datos, puede centrarse en otras cosas, lo que aumenta la productividad y la satisfacción laboral y agrega valor a la organización.
Coherencia y uniformidad
La estandarización de los procesos se traduce en una mejor experiencia para el cliente, mayor productividad, mejor calidad, más claridad para una mejor toma de decisiones y una mayor moral en toda la organización.
Mejor comunicación
La automatización de los procesos de negocio puede recopilar inteligencia e información de todas las áreas de una organización, incluidos Recursos Humanos, Ventas, Marketing y Logística, y dirigirla a una ubicación central. Esta práctica permite a todos los equipos y a la dirección tener una visión global, ver cómo se mide la empresa con respecto a sus objetivos empresariales definidos y estar al tanto de lo que ocurre en otros departamentos. Tendrán un proceso de toma de decisiones basado en hechos y producirán mejores resultados.
Motivación, moral y lealtad
Los empleados buscan activamente formas de añadir valor a la empresa, resolver problemas y contribuir de forma significativa. La automatización les permite centrarse en la resolución de problemas en lugar de tareas aburridas. Y si están capacitados en los fundamentos de la automatización, también podrán automatizar las cosas que les resulten útiles. El resultado: Un mejor entorno de trabajo, una mejor experiencia para el cliente, una mayor productividad y servicios de valor añadido que benefician a todos.
Cumplimiento
El cumplimiento es esencial, pero también puede ser un trabajo duro. La pista de auditoría automatizada creada por la automatización robótica de procesos facilita el cumplimiento de la normativa con menos intervención humana. Puede recibir una notificación instantánea si algo va mal. Y si pasa, tendrá la información que necesita para rectificar el problema. En resumen, es la transformación digital de los procedimientos tradicionales de supervisión.
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¿Quién utiliza la automatización de procesos empresariales?
Cualquier empresa u organización que siga un proceso puede beneficiarse de la automatización de procesos empresariales. Puede incorporarlo en una fase temprana del proceso, como cuando se trata de proveedores u órdenes de compra. Puede utilizarlo en el otro extremo del proceso empresarial para la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) o la reorientación. Con tantos programas, API y tecnologías de automatización diferentes disponibles, las posibilidades son infinitas. Hoy en día, se pueden encontrar casos de uso en casi todos los sectores.
Fabricación
Los fabricantes dedican mucho tiempo a perfeccionar y mantener el seguimiento de sus proveedores, órdenes de compra, cadenas de suministro e inventario. Los procesos automatizados pueden proporcionar toda esta información al instante a cualquier persona de la organización sin restar tiempo y energía a otras tareas. Y lo que es más importante, estos sistemas ofrecen sistemáticamente más integridad y precisión que los procesos manuales.
Organizaciones sin fines de lucro
Ya sea para alimentar a los hambrientos, promover la igualdad o dar amor y cuidado a los peludos, la automatización de los flujos de trabajo puede suponer toda una serie de ventajas. Solo el ahorro de dinero puede suponer una gran ventaja sobre los procedimientos tradicionales. También está la flexibilidad para adaptarse a situaciones de emergencia o inesperadas. Algunas organizaciones se limitan a automatizar la identificación de oportunidades y triar casos para maximizar su impacto en el mundo.
Instituciones educativas
Las organizaciones educativas suelen adoptar la tecnología de automatización para gestionar las inscripciones, los pagos, el material de los cursos y otras tareas administrativas. Sin embargo, puede utilizar software de automatización de procesos empresariales como RPA y minería de procesos en el contenido del curso para mejorar los resultados del aprendizaje y aumentar la eficiencia del mismo.
Empresas emergentes y emprendedores
Las personas del mundo de las pequeñas empresas suelen ponerse numerosos sombreros y asumir muchas responsabilidades. La tecnología de automatización de flujos de trabajo puede ayudarlo a evitar algunas de estas tareas y aliviar parte del estrés. Las soluciones de gestión de procesos empresariales son variadas, personalizables y escalables, perfectas para cualquier empresa en crecimiento con la vista puesta en el dominio del mercado.
Venta al por menor
Puede beneficiarse de la automatización de procesos empresariales sin importar el tamaño de su negocio minorista. Además de gestionar la administración de la empresa, las herramientas de automatización y la inteligencia artificial pueden hacer que el marketing sea más eficaz, reducir el tiempo empleado durante las interacciones de asistencia al cliente y ayudarlo a comparar el trabajo actual con los KPI de la empresa.
Finanzas
Las empresas financieras, los departamentos y los profesionales pierden mucho de su tiempo en tareas mundanas como la recopilación de datos, el seguimiento de los cambios y el monitoreo de posibles problemas. La automatización de los procesos empresariales y el software de automatización pueden eliminar el aburrimiento de estas áreas empresariales, para que estos profesionales puedan centrarse en los clientes, en la toma de decisiones y en el uso de su experiencia.
Preguntas frecuentes sobre la automatización de procesos empresariales
- Automatización de procesos: La tecnología de automatización, como la automatización de flujo de trabajo, las macros y la minería de procesos, son solo algunos ejemplos de la automatización de procesos diseñada para eliminar las ineficiencias y proporcionar información sobre cómo puede mejorar su negocio.
- Automatización de la integración: Estos programas robóticos son similares a un trabajador digital. Utilizan algoritmos y reglas automáticas para complementar e imitar a los trabajadores humanos y completar tareas definidas de forma rápida, precisa y con el mínimo esfuerzo.
- Automatización de la inteligencia artificial (IA): Esta es la automatización inteligente más compleja. Estos programas de software utilizan reglas empresariales para aprender sobre la marcha. Toman decisiones y completan tareas por sí solas, sin intervención humana.
- Supervisar: Muchas herramientas de automatización monitorearán los sistemas, harán seguimientos de aspectos como el tiempo invertido o marcarán errores humanos
- Asignar: La minería de procesos ayuda a asignar procesos empresariales completos para ofrecer una imagen clara de todos los pasos implicados en un flujo de trabajo particular
- Medir: Las herramientas de automatización pueden medir los indicadores clave de rendimiento (KPI, del inglés Key Performance Indicator) y compararlos con los objetivos empresariales
- Gestionar: Los sistemas de automatización de procesos robóticos (RPA) y de inteligencia artificial pueden ayudar a los administradores y a los directores generales de información a simplificar sistemas complejos y a reasignar a los empleados a tareas que requieran sus habilidades de mejor manera.
- Modificar: Las tareas y procesos manuales suelen ser relativamente rígidos y requieren tiempo para adaptarse y cambiar. Las soluciones de automatización pueden señalar las oportunidades de cambio y adaptarse a nuevas situaciones sobre la marcha, lo que reduce las interrupciones y minimiza las posibles pérdidas.
En primer lugar, examine los procesos que desea automatizar para asegurarse de que son exactos y precisos, y que hacen lo que usted espera que hagan. Luego, implemente la automatización de procesos empresariales u otras soluciones de automatización y vuelva a comprobar las reglas empresariales y los algoritmos que utilizan. Por último, asegúrese de comprobar, ajustar y mantener regularmente su RPA u otras herramientas de software para garantizar que siguen siendo pertinentes, precisas y eficaces.
¿Cómo puedo comenzar a usar la automatización de proceso empresarial?
Antes de poner en marcha cualquier software robótico sobre sus datos, es esencial entender qué implican los sistemas de los que depende. Revíselos para asegurarse de que hagan lo que usted quiere que hagan, sean pertinentes y útiles. Luego, inicie el proceso de automatización. Cree un mapa que visualice de dónde viene la información, hacia dónde debe dirigirla y qué pasos se deben seguir. Puede detenerse ahí y monitorear los distintos sistemas, pero las posibilidades son incontables si decide continuar.
La inteligencia artificial y el aprendizaje automático pueden tomar decisiones, optimizar procesos y sugerir oportunidades de crecimiento. Puede utilizarlos para centrarse en la producción, en la experiencia del cliente o en cualquier cosa en el medio. Y si decide que alguna de las tecnologías de automatización podría hacer más o que no está funcionando como esperaba, haga ajustes o amplíela con otras herramientas de automatización y vuelva a ejecutarla.
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