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Automatisierung und KI
Was ist Geschäftsprozessmanagement?
Bei Geschäftsprozessmanagement (BPM) – in jüngerer Zeit auch als Deep Digital Process Automation (DPA-deep) bezeichnet – handelt es sich sowohl um die Technologie als auch die Praxis der Optimierung von Unternehmensprozessen und Arbeitsabläufen, um sie effizienter und anpassungsfähiger zu machen. Zu diesem Zweck umfasst BPM in der Regel die Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA).
Das Ziel von BPM ist, Geschäftsprozesse von Anfang bis Ende zu optimieren und zu automatisieren. Dabei werden die Prozesse auf ihren strategischen Zweck und das angestrebte Ergebnis ausgerichtet, um die Interaktion zwischen Menschen, Systemen und Daten neu zu gestalten.
BPM ist keine neue Disziplin, doch die damit in Zusammenhang stehenden Technologien und Lösungen entwickeln sich immer weiter, sowohl in der Art und Weise, wie sie umgesetzt werden, als auch im Zusammenspiel mit anderen Tools und Zielen der digitalen Transformation.
Was sind die Vorteile von BPM?
Effizienz
BPM gibt der Effizienz bei der Prozessgestaltung höchste Priorität, wovon Prozesse in Branchen wie der Fertigungsindustrie wie auch Kundendienstteams profitieren, die auf Effizienz angewiesen sind, um SLAs und Rentabilitätsziele zu erreichen.
Reduzierung von Kosten und Fehlern
Ähnlich wie RPA ermöglicht BPM Kosteneinsparungen und eliminiert Fehler. Bei komplexen Prozessen in der Buchhaltung und im Finanzwesen kann BPM die Genauigkeit erhöhen und die Gesamtbilanz verbessern.
Verkürzung der Zykluszeiten
BPM konzentriert sich auf die Verbesserung und Optimierung von bisher verworrenen Abläufen, wie z. B. das Hin und Her bei der Rechnungsstellung zwischen Vertrieb und Debitorenbuchhaltung, um so einen neu gestalteten Prozess zu schaffen, der Zeit spart und das Mitarbeitererlebnis verbessert.
Verbesserung des Kundenerlebnisses
Die Neugestaltung von Prozessen mithilfe von BPM wird häufig durch steigende Kundenerwartungen ausgelöst. BPM wird eingesetzt, um Prozesse für ein optimales Kundenerlebnis neu zu gestalten.
Aufdecken und Rationalisieren komplexer Geschäftsprozesse
BPM bedeutet, Zeit zu investieren, um schwerfällige Prozesse zu verstehen. Das schafft Transparenz und ermöglicht es dem Unternehmen, jeden Teil des Workflows selbst in die Hand zu nehmen und zu optimieren.
Verbesserung der Compliance
BPM durchforstet Prozesse und bildet jeden Schritt ab. Das Ergebnis sind Prozesse, bei denen jedes Element des Prozessablaufs genau verfolgt werden kann, was in Branchen, in denen die Einhaltung von Vorschriften essentiell ist, wie z. B. der Finanzdienstleistungssektor oder die Pharmaindustrie, von entscheidender Bedeutung ist.
Förderung einer tiefgreifenden digitalen Transformation
Strategische Ergebnisse stehen im Mittelpunkt der BPM-Initiativen, was bedeutet, dass BPM mit dem Ziel angewandt wird, End-to-End-Prozesse so umzugestalten, dass sie anpassungsfähig sind und sich selbständig auf Veränderungen einstellen.
Produktivitätssteigerung
BPM schafft optimierte Geschäftsabläufe und treibt die Automatisierung digitaler Aufgaben voran, sodass Prozesse schneller und effizienter ablaufen und sich die Mitarbeiter auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren können.
Wie funktioniert BPM?
BPM ist ein Rahmenwerk für das Betriebsmanagement, bei dem Geschäftsprozesse von Grund auf neu gestaltet werden. Dabei wird häufig speziell entwickelte Software eingesetzt, um zu analysieren, wie Menschen, Systeme und Daten zusammenwirken, mit dem Ziel, den gesamten Prozessworkflow zu optimieren und zu automatisieren.
Auswahl von Prozessen für BPM-Neugestaltung vs. Automatisierung im Ist-Zustand vs. Outsourcing
Da BPM die Arbeitsweise längerfristig verändert, wird es oft in Verbindung mit sofortiger Automatisierung oder Outsourcing eingesetzt.
Eine schnelle Automatisierungslösung wie RPA wirkt sich zunächst auf Ausführungsmerkmale wie Geschwindigkeit, Effizienz und Compliance aus. Outsourcing kann ähnliche Vorteile bieten, wobei die Möglichkeit besteht, von der spezialisierten Expertise von BPO zu profitieren.
Priorisierung von BPM
Komplexe Prozesse, die einen hohen Kern- und/oder Transformationswert für das Unternehmen haben, wie z. B. die Neuausrichtung von Dienstleistungsprozessen auf das Kundenerlebnis
Outsourcing in Betracht ziehen
Horizontale Prozesse, die nicht zum Kerngeschäft gehören, bei denen aber eine optimale Ausführung von Vorteil ist, wie z. B. bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung oder der IT.
Priorisierung der Automatisierung mit RPA
Prozesse, die eine sofortige Fehlerreduzierung erfordern und Ressourcen für höherwertige Arbeiten freisetzen. Die besten Kandidaten für einen Prozess sind stark strukturiert und wiederholen sich.
Digitale Transformation, intelligente Automatisierung und die Zukunft von BPM
Bei Geschäftsprozessen geht es nicht nur darum, Dinge zu erledigen – sie stellen auch Wettbewerbsvorteile dar und bestimmen die Rentabilität. Deshalb ist der Wettlauf um Innovation und Beschleunigung der Geschäftsprozesse in Richtung digitale Transformation in vollem Gange.
Als Reaktion auf die Anforderungen der digitalen Transformation haben sich sowohl BPM- als auch Automatisierungswerkzeuge zu intelligenten Lösungen entwickelt, die zunehmend zusammenarbeiten, um die digitale Transformation zu erleichtern.
Intelligente BPM-Lösungen arbeiten an einer tiefgreifenden Prozessumgestaltung und Innovation. Intelligente Automatisierung unterstützt diese Arbeit, indem sie den Weg zur Optimierung durch eingebettete Prozesserkennung und intelligente Dokumentenverarbeitung automatisiert und gleichzeitig eine schnelle Prozessautomatisierung ohne vorherige Analyse oder Umgestaltung des Arbeitsablaufs ermöglicht.
Wie arbeiten BPM und Automatisierung zusammen?
Geschäftsprozessmanagement (BPM) arbeitet Hand in Hand mit Automatisierungstools wie RPA, um optimierte Prozesse auszuführen.
Einfach ausgedrückt ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen der Schlüssel zur Umsetzung von Prozessen, die durch BPM optimiert wurden. Die BPM-Praxis und die dafür entwickelte Software konzentrieren sich auf das gewünschte Geschäftsergebnis bzw. den Output und nicht auf den Prozess selbst, was bedeutet, dass bestehende Prozesse wahrscheinlich komplett überarbeitet werden, um sie effizienter und optimal zu gestalten.
Sobald ein Prozess umgestaltet wurde, werden Automatisierungstechnologien eingesetzt, um eine optimale Effizienz bei der Ausführung des neuen Prozessworkflows zu erreichen. Automatisierung benötigt kein BPM, um die Prozessleistung wesentlich zu verbessern. Dahingegen benötigt BPM aber Automatisierung, um transformierte Prozesse optimal umzusetzen.
