Steigerung der Effizienz: Umsetzbare Automatisierungsstrategien für CFOs

Als Chief Financial Officer (CFO) bei Automation Anywhere besteht ein wichtiger Teil meiner Aufgabe in der Zusammenarbeit mit unserem Chief Executive Officer (CEO), um das Wachstum des Unternehmens voranzutreiben. Ein rentables Wachstum zu erzielen, das Betriebskapital zu verwalten, die Liquidität zu erhalten und die Produktivität zu erhöhen – all dies sind Herausforderungen, die einer sorgfältigen Prüfung bedürfen. Als CFO bemühe ich mich um ein Gleichgewicht zwischen der Senkung von Kosten und Investitionen in strategische Initiativen, die Wachstum fördern. Eine der wichtigsten Möglichkeiten, dieses Gleichgewicht zu erreichen, ist durch Automatisierung.

Wir priorisieren Investitionen, die mit unseren strategischen Zielen im Einklang stehen, um den Shareholder Value zu erhöhen, indem wir Prozesse vereinfachen und unseren strategischen Geschäftspartnern Transparenz bieten. Es ist uns gelungen, die Zahl der Fehler zu verringern, was zu schnelleren und fundierten Entscheidungen und letzten Endes zu produktiveren und zufriedeneren Mitarbeitern geführt hat.

Automatisierung von Finanzprozessen

In meinem Team kennen wir die Vorteile der Automatisierung sehr gut. Es geht nicht nur darum, Zeit zu sparen, sondern auch darum, mehr verwertbare Erkenntnisse zu gewinnen. Hier nur einige Beispiele für die Initiativen, die wir in unserem Team gestartet haben:

• Berechnung der Umsatzsteuer: Durch die vollständige Automatisierung der Umsatzsteuererfassung und der Quellensteuerberechnung konnten 60 bis 70 % der Zeit der Mitarbeiter eingespart werden. Somit bleibt ihnen mehr Zeit für den Kunden, anstatt Papierkram erledigen zu müssen.
• Rationalisierung von Zahlungseinzug und Quote-to-Cash-Prozessen: Wir konnten die Governance und die Prüfpfade verbessern, was zu einer besseren Einhaltung von Vorschriften, weniger Problemen bei der Bereitstellung, einer beschleunigten Rechnungserstellung, weniger Rechnungsablehnungen und kürzeren Inkassozeiten geführt hat.
• Optimierte Zahlungseinzugsberichte: Durch die Einführung fortschrittlicher Reporting-Tools für die Debitorenbuchhaltung konnten die Forderungslaufzeiten (Days Sales Outstanding, DSO) um 25 % verkürzt und der Einzug von Zahlungen um 30 % verbessert werden. Dank optimierter Prozesse und aktueller Informationen arbeitet das Inkassoteam produktiver und kann eine strategische Priorisierung der Forderungen durchführen.

Tipps für den Einstieg

Als CFO möchte ich, dass die Finanzorganisation wächst und mit der Zeit geht. Es folgen einige Überlegungen, die ich allen Kollegen empfehle, die Automatisierungen einführen und ihre Produktivität steigern möchten:

Aktuelle Prozesse bewerten: Beginnen Sie mit der Analyse der vorhandenen Prozesse und ermitteln Sie die Bereiche, in denen eine Automatisierung von Vorteil sein könnte. Vor allem kommen Prozesse in Frage, die zeitaufwendig, repetitiv und fehleranfällig sind.

Return on Investment ermitteln: Um die Kosteneffizienz zu gewährleisten, müssen CFOs für jede Initiative den Return on Investment (ROI) berechnen. Dabei werden die Kosteneinsparungen und Produktivitätssteigerungen abgeschätzt, die sich aus der Automatisierung ergeben, und den Kosten für die Implementierung der Technologie gegenübergestellt.

Sicherheit priorisieren: Eine Automatisierung bietet erhebliche Vorteile, birgt aber auch Risiken, insbesondere im Bereich der Datensicherheit. Sorgen Sie für Sicherheit und die Einhaltung der relevanten Vorschriften. Etablieren Sie zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen wie die Zentralisierung des Zugangs, um eine ordnungsgemäße Authentifizierung zu gewährleisten.

Wettbewerbsfähigkeit mithilfe von Automatisierung sicherstellen: Es lässt sich nicht leugnen, dass KI, insbesondere generative KI, bald ein fester Bestandteil unseres persönlichen und beruflichen Lebens sein wird. Anwendungsfälle, bei denen die Einbeziehung generativer KI in Betracht gezogen werden sollte, sind unter anderem:

• Automatisierte Audits verbessern die Genauigkeit, die Geschwindigkeit, die Einheitlichkeit, die Skalierbarkeit und das Risikomanagement bei der Analyse von Finanzdaten. So können die Auditoren sich auf komplexe Aufgaben konzentrieren und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sicherstellen. KI kann problemlos große Datenmengen analysieren, um Anomalien oder Diskrepanzen in der Finanzberichterstattung und -dokumentation aufzudecken.
• Finanzprognose und Datenanalyse sind für eine fundierte Entscheidungsfindung bei der Unternehmensplanung und den Betriebsabläufen unerlässlich. Manuelle Prozesse sind jedoch zeitaufwendig und fehleranfällig, und wichtige Informationen können unentdeckt bleiben. Eine KI-gestützte intelligente Automatisierung rationalisiert die Analyse und Prognose von Finanzdaten, erhöht die Effizienz, reduziert Fehler und verbessert das Risikomanagement. Unter dem Strich werden so die Geschäftsergebnisse verbessert.
• Die KI-gestützte Automatisierung rationalisiert Verhandlungen mit Lieferanten, indem sie deren Forderungen rasch mit Markttrends und den Kosten der Wettbewerber vergleicht. So sparen Unternehmen Zeit und benötigen nicht Wochen oder Monate, sondern nur wenige Tage, um sich bessere Angebote und Rabatte zu sichern.

Mit Automatisierung Akzente setzen

Beim Unternehmenswachstum durch Automatisierung spielen CFOs eine wichtige Rolle. Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben können Finanzteams Zeit sparen, Fehler reduzieren und das Wachstum fördern. Der Schlüssel liegt darin, in großen Zusammenhängen zu denken und die Bereiche zu finden, in denen eine Automatisierung die größten Auswirkungen hat.

Wenn die Automatisierung Vorrang hat, können CFOs bei der Umgestaltung von Unternehmen vorangehen und sie auf einen nachhaltigen Wachstumspfad bringen. Besuchen Sie uns auf der kommenden CFO-Konferenz von Gartner und erfahren Sie mehr darüber, wie wir Ihren Finanzteams helfen können, Zeit zu sparen und Kosten zu senken.