Impulsar la eficiencia: Estrategias de automatización prácticas para directores financieros

Como director financiero (CFO) de Automation Anywhere, una parte fundamental de mi función es colaborar con nuestro director general para impulsar el crecimiento de la empresa. Sin embargo, lograr un crecimiento rentable, gestionar el capital circulante, conservar el efectivo e impulsar la productividad son desafíos que requieren una cuidadosa consideración. Como CFO, me esfuerzo por lograr un equilibrio entre el recorte de gastos y la inversión en iniciativas estratégicas que fomenten el crecimiento. Una de las maneras clave de lograr este equilibrio es a través de la automatización.

Damos prioridad a las inversiones alineadas con nuestros objetivos estratégicos con el fin de impulsar el valor para los accionistas simplificando los procesos y ofreciendo transparencia a nuestros socios comerciales estratégicos. Hemos conseguido reducir los errores, lo que se traduce en decisiones más rápidas y fundamentadas, lo que en última instancia genera una fuerza de trabajo más productiva y feliz.

Automatización de los procesos financieros

En mi equipo, estamos muy conscientes de las ventajas de la automatización, no solo para ahorrar tiempo, sino también para obtener más información práctica. Estos son algunos ejemplos de las iniciativas que hemos puesto en práctica en nuestro equipo:

• Cálculo del impuesto sobre las ventas: la automatización integral de la captura del impuesto sobre las ventas y el cálculo de las retenciones ha ahorrado entre un 60 y un 70 % de tiempo a los empleados y les ha permitido centrarse en el cliente en lugar de en el papeleo.
• Optimización de los procesos de cobro y de la cotización a la cobranza: hemos observado una mejora de la gobernanza y de los registros de auditoría, lo que se ha traducido en un mayor cumplimiento, una reducción de los problemas de aprovisionamiento, una aceleración de la creación de facturas, una minimización de los rechazos de facturas y una agilización de los plazos de cobro.
• Informes de cobros optimizados: la implementación de herramientas avanzadas de elaboración de informes para las cuentas por cobrar (AR, del inglés Accounts Receivable) ha reducido significativamente los días de ventas pendientes (DSO, del inglés Days Sales Outstanding) en un 25 % y ha mejorado la recaudación de efectivo en un 30 %. Cuando se aprovechan los procesos optimizados y la información actualizada, el equipo de cobros trabaja de forma más productiva, lo que les permite priorizar las cuentas estratégicamente.

Consejos para empezar

Como CFO, quiero que la organización financiera en sentido amplio crezca y se mantenga al día. Estas son algunas de las consideraciones que recomendaría a mis colegas que buscan introducir la automatización e impulsar la productividad:

Evaluar los procesos actuales: empiece por analizar los procesos existentes e identificar las áreas en las que la automatización podría ser beneficiosa. Tenga en cuenta los procesos que requieren mucho tiempo, son repetitivos y propensos a errores.

Determinar el retorno de la inversión: para garantizar la rentabilidad, los directores financieros deben calcular el retorno de la inversión (ROI, del inglés Return On Investment) de cada iniciativa. Se trata de estimar el ahorro de costos y el aumento en la productividad que supondrá la automatización y compararlos con el costo de implementación de la tecnología.

Dar prioridad a la seguridad: la automatización puede aportar importantes beneficios, pero también puede introducir riesgos, sobre todo en torno a la seguridad de los datos. Asegúrese de garantizar la seguridad y el cumplimiento de la normativa pertinente, así como establecer medidas de seguridad adicionales, como centralizar el acceso para garantizar una autenticación adecuada.

Utilizar la automatización para mantenerse competitivo: no se puede negar que la IA, especialmente la generativa, pronto formará parte integral de nuestra vida personal y profesional. Algunos casos de uso para los que se puede considerar la incorporación de la IA generativa incluyen los siguientes:

• Las auditorías automatizadas mejoran la precisión, velocidad, coherencia, escalabilidad y gestión de riesgos del análisis de datos financieros, lo que permite a los auditores centrarse en tareas complejas y garantizar el cumplimiento de los requisitos normativos. La IA puede analizar fácilmente grandes volúmenes de datos para detectar anomalías o discrepancias en la documentación y los informes financieros.
• La previsión financiera y el análisis de datos son cruciales para la toma de decisiones fundamentadas en la planificación y las operaciones empresariales. Sin embargo, los procesos manuales llevan mucho tiempo, son propensos a errores y pueden pasar por alto información fundamental. La automatización inteligente impulsada por la IA optimiza el análisis y la previsión de datos financieros, lo que mejora la eficiencia, reduce los errores y mejora la gestión de riesgos para obtener mejores resultados empresariales.
• La automatización basada en la IA optimiza las negociaciones con los proveedores comparando rápidamente sus demandas con las tendencias del mercado y los costos de la competencia, lo que ahorra tiempo a las empresas y les permite conseguir mejores acuerdos y descuentos en días en lugar de semanas o meses.

Logre un impacto con la automatización

El CFO desempeña un papel fundamental a la hora de impulsar el crecimiento de la empresa mediante la automatización. Cuando se automatizan las tareas repetitivas, los equipos financieros pueden ahorrar tiempo, reducir errores e impulsar el crecimiento. La clave es pensar en grande e identificar las áreas en las que la automatización puede tener un mayor impacto.

Cuando se da prioridad a la automatización, el CFO puede liderar la transformación de la organización y encaminarla hacia un crecimiento sostenible. Únase a nosotros en la próxima conferencia para CFO de Gartner para obtener más información sobre cómo podemos ayudar a sus equipos financieros a ahorrar tiempo y ayudarlo a reducir costos.