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Automatisierung und KI
Seit 1982 wird Microsoft Excel von Unternehmen genutzt, weil das Programm beliebig viele Excel-Tabellen (Arbeitsmappen) und Registerkarten (Arbeitsblätter) kalkulieren kann. Mit der Symbolleiste kann man Diagramme und Pivot-Tabellen erstellen sowie Daten aus verschiedensten Quellen suchen und zusammenstellen. Vor allem können Sie mit der Programmiersprache VBA, dem Visual Basic Editor und dem Makro-Rekorder einfache oder komplexe repetitive Aufgaben per Mausklick ausführen.
Traditionell werden viele Geschäftsprozesse von Finanzen bis hin zu Mitarbeiter-Zeitplänen in Tabellenform verwaltet. Selbst in der heutigen Zeit von KI, Big Data und Cloud Computing setzen viele Unternehmen immer noch auf Microsoft Office-Anwendungen, verwenden Excel und verarbeiten große Datenmengen per Tabellenkalkulation.
Mit den schier endlosen Möglichkeiten geht jedoch eine steile Lernkurve für VBA einher. Als Nutzer kann man sich stundenlang mit Automatisierungsbeispielen und ausgefallenen Excel-Vorlagen beschäftigen, die für die Verarbeitung bestimmter Datensätze vorprogrammiert wurden. Es gibt zahlreiche Tutorials und Webinare, die ein bestimmtes Ziel vermitteln oder Fragen beantworten wie „Wo ist die Entwickler-Registerkarte?“ oder „Wie ändere ich den Namen meines Makros?“.
Das sind viele verschwendete Arbeitsstunden und unterbrochene Arbeitsabläufe, die mit Excel-Automatisierung eingespart werden können. Die Nutzer können damit repetitive Prozesse automatisieren, indem sie Makros erstellen und aufzeichnen, anwenden und Berichte erstellen, ohne den VBA-Code lernen zu müssen. Dieses Framework kann sogar modernisiert werden, um Business Intelligence- und Data Science-Werkzeuge zu befüllen, sodass ein Unternehmen seine Excel-Daten optimieren kann.
Was kann die Excel-Automatisierung für mich leisten?
Die Excel-Automatisierung hat viele Vorteile für den Nutzer, die das Arbeiten mit einer Excel-Arbeitsmappe verbessern. Sie vereinfacht komplexe Aufgaben und ermöglicht im Unternehmen die schnelle, präzise Wiederholung von Prozessen, sodass Sie Zeit, Geld und Mühe sparen. Sie ist außerdem eine Voraussetzung für die Aktualisierung bestehender Geschäftsprozesse (und Systeme), die nahtlos mit zeitgemäßen Prozessen für detaillierte Analysen, Data Science und Business Intelligence kompatibel ist.
In dieser Hinsicht bringt sie traditionelle strukturierte Daten in eine schöne neue Welt. Jetzt können halb- und unstrukturierte Daten mit allen neuen Automatisierungswerkzeugen zusammengeführt werden, die diese Informationen für das Unternehmen gewinnbringend machen. Zu den besonderen Vorteilen zählen:
Eine nutzerfreundliche Erfahrung
Die Excel-Automatisierung erledigt die lästige Arbeit, denn sie kann Werte aktualisieren, Zellen formatieren und Makros ausführen. Die Nutzer verzetteln sich nicht in Details und können sich stattdessen auf die Auswertung der enthaltenen Informationen konzentrieren. Das Ergebnis ist eine effiziente, positive Nutzererfahrung.
Fundierte Entscheidungsfindung
Durch die Automatisierung der Excel-Aufgaben können die Nutzer die gewünschten Informationen aus der Tabelle in farbige Dashboards, Diagramme und Grafiken übertragen. Sie veranschaulichen die Bedeutung der Daten und unterstützen die Entscheidungsfindung. Ein ähnlicher Prozess ist für die Extraktion von Excel-Informationen in Analyse-Werkzeugen nützlich.
Unternehmensintegration
Die Automatisierung von Excel-Prozessen ist der Schlüssel zur Integration von Tabellen und deren Daten in das Unternehmenssystem. Dank Automatisierung sind die Tabellen nur noch eine zusätzliche Quelle, die in modernere Unternehmensanwendungen integriert werden kann.
Gemeinsame Datennutzung
Die Nutzer können Daten in XLS-, XLSX- und XLSM-Dateien (diese Dateien unterstützen VBA-Makros) sowie CSV-Dateien auf sicherem Weg austauschen. Die Excel-Automatisierung kann die Daten verschlüsseln, komprimieren und standortunabhängig an andere übertragen. Jeder dieser Schritte lässt sich für die sichere Zusammenarbeit leicht automatisieren.
Optimiertes Risikomanagement
Bei der Übertragung von Daten zwischen Tabellen und anderen Ressourcen unterlaufen den Nutzern häufig kleine Fehler. Diese können sich zu größeren Fehlern summieren, die sich negativ auf das Unternehmen auswirken. Durch die Automatisierung wird die Datenübertragung risikofrei.
Implementierung mit geringen Auswirkungen
Die RPA wird so entwickelt, dass sie mit minimaler Unterbrechung der Unternehmensprozesse eingeführt werden kann. Die Teams können mit der vertrauten Technologie weiterarbeiten, während die RPA-Plattform integriert oder aufgerüstet wird.
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Wer nutzt die Excel-Automatisierung?
Die Excel-Automatisierung ist in zahlreichen Branchen und Anwendungsfällen weit verbreitet. Branchenübergreifend wird sie häufig in Buchhaltungsabteilungen eingesetzt, um den Überblick über Finanzinformationen zu behalten. Personalabteilungen speichern ihre Daten immer noch in Tabellen und sind häufige Nutzer der Excel-Automatisierung. Es gibt sogar Unternehmen, die ihre Lieferkettennetze automatisiert verwalten.
Zu den Branchen, in denen die Excel-Automatisierung teilweise zum Einsatz kommt, zählen Behörden, die eine Vielzahl von Informationen in Tabellen speichern. Die Fertigungsindustrie ist ein weiterer vertikaler Bereich, in dem sie besonders nützlich für die Verwaltung von Beschaffung, Partnerbeziehungen und dergleichen ist. Konkrete Beispiele für die Excel-Automatisierung:
Gesundheitswesen
Anbieter im Gesundheitswesen müssen enorme Mengen an Patientendaten pflegen, die meist in Tabellenform gespeichert sind. Oftmals werden diese Informationen mit Daten zu Anbietern und Medikamenten verknüpft. Die Excel-Automatisierung kann die Prozesse zur Verwaltung dieser Informationen z. B. für Termine, Nachuntersuchungen oder Behandlungen optimieren.
Öffentlicher Sektor
Staatliche Organisationen pflegen in Excel-Dateien große Datenmengen zu Einzelpersonen, Organisationen, kommunalen wie staatlichen Einrichtungen und deren Mitarbeitern. Durch die Automatisierung können diese Stellen die Datenextraktion und -migration beschleunigen und beispielsweise Daten für neue Hausbesitzer importieren und hinzufügen.
Fertigung
Es ist in der Fertigung nicht ungewöhnlich, dass Daten zu Lieferkettennetzen und Beschaffung in Tabellenform verwaltet werden. Dank Excel-Automatisierung können Daten zu Partnern und Lieferungen einschließlich gering latenter Entwicklungen automatisch ausgefüllt und Daten zu Analysezwecken abgerufen werden.
Finanzdienste
Banken und Finanzdienstleister verwalten verschiedene Daten in Tabellenform, ob Kundeninformationen oder Daten zu Hypotheken, Kreditlinien oder anderen Diensten. Die Automatisierung ermöglicht es diesen Unternehmen, diese Informationen schnell in nachgelagerte Systeme zu laden und zu analysieren. So kann beispielsweise entschieden werden, ob ein Kunde einen Kredit erhält oder nicht.
Vertrieb und Marketing
Besonders in der heutigen Customer Journey mit mehreren Touchpoints und längeren Konversionszeiten haben Marketing- und Vertriebsdienste oft mit der Verwaltung der Kundendaten zu kämpfen. Die Kundendaten müssen über Plattformen, Berührungspunkte und Analysekanäle hinweg unbedingt genau zusammengeführt werden. Oftmals beginnen diese Kundendaten mit einer existierenden Excel-Tabelle. Durch Automatisierung können Ärgernisse und Fehler bei der Zusammenführung der Kundendaten vermieden werden. Das Ergebnis ist eine positive Kundenerfahrung.
Abläufe im Geschäftsprozess
Zahlreiche BPO-Dienste umfassen ein Bestandsmanagement, doch muss dies oft über mehrere Systeme hinweg erfolgen. Es kann problematisch sein, alles in ein einziges System zu integrieren. Dank der Dominanz von Excel im Business-Sektor greifen viele Unternehmen auf Tabellen zurück. Die Excel-Automatisierung erleichtert die Inventarisierung, indem sie u. a. den Bestandsabgleich automatisiert.
Häufig gestellte Fragen zur Excel-Automatisierung
Einige Excel-Funktionen können direkt im Programm durch Formeln automatisiert werden, z. B. die Erstellung dynamischer Berichte auf der Grundlage von Daten. Die Excel-Automatisierung mittels RPA nutzt und erweitert jedoch die innewohnenden Excel-Fähigkeiten. Die Excel-Automatisierung kann unter anderem die manuelle Arbeit übernehmen beim:
Migrieren und Extrahieren von Daten
Integrieren von Datenbanken
Integrieren von Anwendungen
Erstellen von Analyseberichten
Bereinigen und Parsing von Daten
Die kurze Antwort lautet: nein. Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung und Makros weisen zwar einige Ähnlichkeiten auf, aber dennoch gibt es erhebliche Unterschiede.
Die Einschränkungen gehören zu den größten. Makros sind auf die Microsoft Office-Suite beschränkt; die Erweiterung der Arbeit in Excel außerhalb von Office kann problematisch sein. Die RPA ermöglicht dagegen ein breiteres Spektrum an Aufgaben, da sie sich in andere Anwendungen integrieren lässt.
Der zweite Punkt ist die Nutzerfreundlichkeit. Die RPA ist einfach zu bedienen und hat eine Drag-&-Drop-Oberfläche. Kenntnisse in der Programmierung sind nicht erforderlich. Makros hingegen erfordern eine gründliche Kenntnis von VBA (d. h. des Codes zum Schreiben der Makros).
Das hängt davon ab, was Sie brauchen. Wenn Sie Ihre Arbeit nicht außerhalb von Excel oder Office fortsetzen wollen, dann vielleicht nicht. Wenn Sie VBA-Code-Schnipsel wie Kaninchen aus dem Hut zaubern können, sind RPA und Excel-Automatisierung vielleicht nichts für Sie. Wenn Sie jedoch das manuelle Schreiben von Makrocode und Kompilieren von Daten reduzieren oder Ihre Excel-Kenntnisse auf andere Bereiche und Anwendungen erweitern möchten, ist RPA genau das Richtige für Sie.
Klingt wie eine unnötige Frage, aber das ist tatsächlich nicht der Fall. Mit RPA-Plattformen wie Automation 360 können Sie Excel-Tabellen und Arbeitsmappen verwalten, ohne das Programm installiert zu haben. Es stellt nur eine weitere Möglichkeit dar, wie RPA Ihre Geschäftsprozesse reibungsloser gestalten kann.
Saubere Daten. Datenintegrität ist einer der wichtigsten Faktoren und sehr schwer zu überwachen, wenn Sie Datenblätter wie Excel in mehreren Bereichen eines Unternehmens verwenden. Durch die Automatisierung der Excel-Arbeitsabläufe werden saubere Daten bereitgestellt, die bei Datenzusammenführung, Vergleichen, Sortierung und anderen Datenverwaltungsaktivitäten eine hohe Genauigkeit gewährleisten.
Nein. Die RPA-Automatisierung ist für Unternehmen jeder Größe verfügbar und vollständig skalierbar. Ihre Excel-Automatisierungslösung wächst mit den Anforderungen Ihres Unternehmens.
Wie schaffe ich den Einstieg in die Excel-Automatisierung?
Der beste Weg, um mit der Excel-Automatisierung zu beginnen, ist die Implementierung einer Lösung für die robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA). Die RPA-Software verwendet Software-Agenten (so genannte Bots), die alle für die Automatisierung der Excel-Aktivitäten erforderlichen Aktionen ausführen. RPA-Lösungen sind mit Excel kompatibel. Sie sind nicht nur auf die Automatisierung von routinemäßigen, repetitiven Prozessen spezialisiert, sondern eignen sich auch hervorragend für die Bearbeitung strukturierter Daten in Tabellenform.
Sobald Sie eine RPA-Plattform eingeführt haben, können Sie einfach mit der Aufzeichnung aufhören und mit der Automatisierung der Excel-Aktivitäten beginnen. Durch einfache Verfahren wie Point-and-Click oder Drag-and-Drop können Sie den Bots alle Schritte eines bestimmten Prozesses zeigen.
Die besten RPA-Lösungen nutzen Bilderkennung und KI, um alle Schritte bis hin zum einzelnen Mausklick zu überwachen. Wenn Sie fertig sind, weiß das System, was zu tun ist, und setzt Bots für die Automatisierung der Excel-Aufgaben ein. Dazu gehören z. B. die Übertragung von Informationen aus anderen Systemen nach Excel oder umgekehrt.
RPA ist beispielsweise gut dafür geeignet, Informationen auf verschiedenen Websites auszulesen, um Ihre Tabellen zu füllen. Wenn dieses Verfahren zur Automatisierung relativ banaler Aufgaben wie der Aktualisierung von Werten oder der Formatierung von Zellen für bestimmte Aufgaben eingesetzt wird, spart es Ihrem Unternehmen Zeit und Geld. Es erledigt diese Aufgaben effizienter (und schneller) als der Mensch es könnte. Außerdem werden Bots nie müde und machen keine Fehler, die Menschen an einem langen Arbeitstag oder durch Ablenkungsfaktoren machen können.
Zu den letzten Schritten zählt der Einsatz von Bots, um andere Formen der Excel-Automatisierung zu implementieren. Wenn Sie z. B. bereits Teile von Excel mit Makros automatisieren, können die Bots diese Aufgabe auf Unternehmensebene übernehmen. Die daraus resultierende Genauigkeit ist ideal für die Einführung nachgelagerter Prozesse, z. B. die Integration von Informationen in Tabellenform zum Trainieren maschineller Lernmodelle, für eine Produktivitätsanalyse der Vertriebsmitarbeiter oder für beliebige andere Anwendungsfälle. Mit RPA wird die Excel-Automatisierung unternehmenstauglich, verlässlich und sicher.
