Investigación revela las tareas de oficina “más odiadas” por los trabajadores a nivel mundial

Un estudio internacional encargado por Automation Anywhere , líder en Automatización de Procesos Robóticos (RPA por sus siglas en inglés), reveló que el promedio de los trabajadores de oficina pasa más de tres horas diarias en la computadora realizando tareas repetitivas que no tienen que ver directamente con su trabajo y que son propicias al error humano.

El estudio realizado por OnePoll entrevistó a más de 10,000 oficinistas de doce distintos países con el fin de investigar el tiempo que ocupan y lo que piensan de las tareas digitales administrativas que son repetitivas en el contexto de la oficina actual. Nuevos datos revelan que más de la mitad de los encuestados opinan que la administración digital es aburrida (47%) y hace mal uso de sus habilidades (48%). Asimismo, la mayoría sostiene que estas tareas interrumpen su trabajo principal (51% en general y 32% en México) y reducen su productividad (64%). De los encuestados que entran en la categoría de millenials, más de la mitad (52%) cree que serían más productivos si no tuvieran que realizar tantas tareas administrativas; esta cifra supera el promedio de 48%.

“Hace no mucho la tecnología en el lugar de trabajo era vista como algo liberador”, señaló Shelly Kramer, Analista principal de Futurum Research. “La época de la PC liberó a los oficinistas de procesos tediosos y nos dio el control de nuestro flujo de trabajo. Sin embargo, hoy en día es distinto, esas tareas ahora son una carga. Si trabajas en una oficina, es muy probable que tu productividad y felicidad se vean afectadas por tener que llevar a cabo procesos administrativos manuales en la computadora, mismos que podrían ser automatizados sin afectar tus horas laborales”.

La captura de datos es la tarea más odiada a nivel mundial

El primer lugar de la lista de tareas odiadas se encuentra la captura de datos, esto es introducir datos de forma manual en una computadora o dispositivo. Le sigue la gestión de correos electrónicos y la catalogación de documentos digitales como hojas de cálculo, imágenes o PDFs. La compilación de reportes de TI y sistemas de software junto con el manejo de facturas son las cinco tareas que más detestan los oficinistas.

La encuesta igualmente reveló que las tres primeras tareas de la lista son también aquellas que toman más tiempo de hacer a pesar de que existen cientos de programas (bots) que pueden realizarlas.

No hay un bot para eso

Hoy en día, la tienda Automation Anywhere Bot Store cuenta con más 700 bots capaces de realizar las tareas más odiadas de la encuesta y reducir el tiempo que toma llevarlas a cabo. Tomando en cuenta que el día laboral alrededor del mundo es de ocho horas, el estudio muestra que el trabajador promedio pierde más de 60 horas al mes realizando tareas que podrían ser automatizadas. La implementación de la fuerza laboral digital y la automatización de estas tareas repetitivas devolvería a los trabajadores un cuarto de su tiempo laboral (4.5 meses), mismo que podrían utilizar en actividades más importantes que impulsarían su productividad y valor empresarial.

La nueva investigación también se enfoca en el impacto a la felicidad de los trabajadores más allá de la oficina. Casi la mitad (49%) de los encuestados dijeron que las tareas administrativas digitales más sencillas muchas veces provocan que no salgan a tiempo del trabajo, situación que afecta su vida personal. Este es un problema aún mayor para los trabajadores hombres puesto que 54% tienen problemas para salir del trabajo a tiempo en comparación con 34% de las mujeres. Según el estudio, esto es particularmente prevalente en el Reino Unido y Singapur.

Sin embargo, la administración digital afecta desproporcionadamente a las mujeres, quienes en promedio ocupan 3.4 horas diarias realizando estas tareas “odiadas”, a diferencia de las 2.8 horas de sus contrapartes masculinas. En Estados Unidos, las oficinistas invierten un promedio de 2.9 horas diarias a estas labores, y en Brasil, Corea y México esta cifra llega a las 3.5 horas. Los trabajadores del sector público son quienes justo alcanzan este número al ser el sector que realiza más roles administrativos. El estudio resalta los deseos de los encuestados: a 69% de los trabajadores del sector público les gustaría contar con tecnología de automatización que realice tareas sin la necesidad de tanto trabajo manual.

Hoy en día los trabajadores aceptan la automatización como una manera de eliminar procesos manuales

Casi todos los encuestados (85%) opinaron que la automatización fácilmente eliminaría tareas digitales repetitivas que no están relacionadas directamente con el trabajo que desempeñan y que hoy por hoy siguen siendo manuales. Asimismo, aseguran que este cambio los haría más felices (88%). Los oficinistas aseguran que con el tiempo liberado serían más productivos, llevarían a cabo su trabajo de mejor manera e incluso podrían buscar más oportunidades de aprendizaje para su área.

Los trabajadores creen que el cambio a la automatización es responsabilidad de su jefe

La gran mayoría (87%) de los oficinistas encuestados dijeron que les gustaría que su jefe automatizara más procesos administrativos repetitivos. Más de la mitad (55%) considerarían dejar su trabajo si la cantidad de dichos procesos aumentara, mientras que 85% preferiría trabajar en una empresa que invierta en la automatización con el fin de reducir las tareas administrativas digitales repetitivas.

“La investigación lo deja muy claro. La productividad y moral de los trabajadores se ve afectada negativamente por el volumen de procesos administrativos repetitivos que llena su día a día,” señaló Martha Cook, Directora General de Automation Anywhere México. “La principal promesa de una fuerza laboral digital es poder dar a los trabajadores la libertad para dedicarse a tareas más importantes. Las empresas que eligen esta opción inmediatamente ofrecen una ventaja competitiva en el campo de productividad y aumentan sus capacidades de atraer y retener el talento valioso”.

Con respecto a México, el 49% de los encuestados considera que su jornada laboral sería más productiva si muchas de sus tareas administrativas estuvieran automatizadas, ya que esto les permitiría aplicar sus habilidades a otras tareas. Finalmente, 55% de los mexicanos espera trabajar con bots de software en los siguientes diez años.

Acerca de la investigación

A finales del año 2019, Automation Anywhere comisionó al grupo independiente de investigación OnePoll 10,500 entrevistas a oficinistas de 11 distintos países. Los encuestados representaron a una variedad de grupos demográficos, niveles laborales, sectores industriales y empresas de distintos tamaños.

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Dayna Fried
Automation Anywhere
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