G Suite オートメーションとは

迅速な展開

G Suite を使用すると、組織全体にビジネスプロセスを展開し、標準化するのも簡単です。また、一度展開してしまえば、人の手を借りずにトリガーすることができます。自動化する手順にもよりますが、自動化されたプロセスは、メールや請求書を開くことはもちろん、データの抽出やフォームへの入力を行うことで開始されます。

コラボレーションの強化

Google Workspace の自動化されたビジネスプロセス ツールを使えば、社内、契約社員、そして組織全体で行われるタスクから、多くの事務作業や手動のデータ処理を省けます。データベースやドキュメントを数分以内に更新したり、タスクを割り当てたり、通知を送ったり、最新の情報を取得したりと、さまざまな作業を自動化できます。変更された瞬間に全員のデータが更新されるので、これまで以上に協力して、助け合い、素晴らしい成果を上げることができます。

エラーの削減

エラーは、企業や組織に致命的な影響を与えなかったとしても、修正されるまでの間、時間とリソースを浪費します。その結果、チームが問題解決、製品、サービス、そして顧客のために使える時間が無駄になってしまいます。それにより、会社や組織の生産性と利益が低下してしまいます。G Suite オートメーションと RPA オートメーションは、ヒューマン エラーを起こさず、忘れることもなく、24 時間 365 日稼働します。

作業効率の向上

これまで、組織の誰かが 1 日に何時間もかけて行っていた作業が、バックグラウンドで自動的に行われるようになります。その結果、膨大な作業時間を他の仕事に充てることができ、全体的な作業効率が格段に向上します。この柔軟性と新たに生まれる機会にきっとご満足いただけるはずです。Bot オートメーションで最高の結果と最大の ROI を得るためには、最も時間のかかるタスクから自動化の取り組みを始めることをお勧めします。

新たな機会の特定

何か新しいことをしようと思ったり、特定のレポートを作成しようと思ったりしても、それに見合う以上の時間がかかってしまうため行動に移さなかったことが何度あったことでしょうか? G Suite オートメーションやロボティック・プロセス・オートメーションを使えば、ROI を低下させる作業負荷を取り除き、短時間でより多くの作業をこなし、業務について新たなインサイトを得ることができます。

コンプライアンス

機密情報、ビジネスに不可欠なデータ、財務システムなどを扱う重要なタスクにおいて、コンプライアンスは必要悪のように感じられます。RPA や Google Workspace オートメーションは、監査証跡を作成することで、日々の業務からこれらの作業や懸念を取り除きます。

人事

もし、人事部が採用や人材発掘、オンボーディング、ファイリング、申請承認、データベースの更新、情報提供、その他の定型タスクに毎日何時間も費やさずに済むようになれば、何が実現できるか想像してみてください。G Suite オートメーションでこれらの手動タスクをすべて自動化すれば、人事チームは書類作成などに時間を取られることなく、人材に焦点を当てた業務に取り組めるようになります。

カスタマー サービス

顧客は、自動応答でメッセージを残すよう求められたり、保留にされたり、メールの返信を待たされるたびに、サービスに対するストレスや不満を募らせます。CRM と Google フォームの自動化により、リアルタイムのカスタマー サービスを提供できるようになります。また、対応漏れの防止やギフトの発行、フォローアップ メールの送信なども可能です。さらに、G Suite オートメーション ツールは、従業員の時間を削減するため、これらの問題に対処するための時間をより多く確保できるようになります。

金融サービス

金融の専門家が他の業務に加えてこなさなければならない単調なワークフローの多くは、自動化された G Suite ツールで行えます。自動化された G Suite ツールは、金利、税金、コストを自動的に計算したり、情報を引き出してデータベースやユーザーインターフェースを更新したりでき、コンプライアンスにも役立ちます。

公共部門

政府機関では、Google スプレッドシートなどのツールを使って、カスタム データベースへの入力を自動化できます。また、G Suite オートメーションは、アラートの生成や市民への情報提供、よりスキルが求められる仕事の妨げになるようなタスクにも対応します。

企画・調査・マーケティング

Google スプレッドシートや Google アナリティクスのオートメーションは、分析結果の整理、ビジュアライゼーションの作成、価格の更新、関係部署のメンバーとの情報共有に不可欠です。また、G Suite オートメーションにより、ターゲット市場のデータ収集、マーケティング メールの送信、キャンペーンのモニタリングなど、成功を左右するタスクを加速させ、その結果を組織内の他の人々と指一本動かさずに共有できます。

製造

OH&S ドキュメント、MSDS、コンプライアンス、ベンダーの管理、顧客対応といった数々の日常業務は、それほど時間がかからないように見えても、1 分 1 秒が積み重なると膨大な時間になります。幸いにも、これらのタスクの多くは、RPA や自動化された G Suite ツールによって処理することができます。単調かつ最も時間が取られるタスクから順に自動化を進めていきましょう。気がつけば、毎日何時間もの作業が削減されているはずです。