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IA de automatización
Los emprendedores, las pequeñas empresas y las compañías adoran Google Suite (puede que también lo conozca como Google Suite, Google Apps o Google Workspace). Estos programas funcionan juntos a la perfección. Se puede acceder a ellos desde cualquier lugar y su uso requiere poca o ninguna formación. Sin embargo, esta simplicidad y coherencia también las convierten en el candidato ideal para la automatización.
Al igual que GSuite, el código de script de Google Apps requiere muy poco dinero o tiempo por adelantado para empezar. Puede automatizar su primera tarea de GSuite a las pocas horas de registrarse. Importe información en Google Sheets, cree plantillas en Google Docs o automatice Gmail y mejore la comunicación con los clientes y otras personas de la organización. Las posibilidades son incontables.
¿Qué puede hacer la automatización de GSuite por mí?
La automatización de GSuite presenta a las organizaciones y a los propietarios de empresas un sinfín de opciones y oportunidades para mejorar sus procesos empresariales. Por lo tanto, sea cual sea el programa de Google Workspace que elija para automatizar, se beneficiará siempre de múltiples maneras.
La automatización de Google Docs puede agilizar el intercambio seguro de documentos entre los miembros del equipo. Por ejemplo, la automatización de Google Sheets permite orquestar y aprovechar automáticamente las macros a fin de crear gráficos para los informes trimestrales. Lo mejor de todo es que, independientemente de la forma de automatización de GSuite que elija, no necesita ninguna codificación o habilidad especial para aprovechar el poder de estas capacidades. Las ventajas específicas de la automatización de Google Workspace incluyen las siguientes opciones:
Implementación rápida
GSuite simplifica la implantación y estandarización de los procesos empresariales en toda la organización. Y, una vez implementados, no requieren ninguna intervención humana para activarlos. Dependiendo del procedimiento que decida automatizar, los procesos automatizados podrían comenzar con la apertura de un correo electrónico o una factura, la extracción de datos o el relleno de un formulario.
Más colaboración
Las herramientas de procesos empresariales automatizados de Google Workspace eliminan gran parte de las tareas de datos administrativas y manuales de las tareas realizadas internamente, con contratistas y en toda la organización. Puede actualizar automáticamente las bases de datos y los documentos en cuestión de minutos, asignar tareas, enviar notificaciones y obtener actualizaciones de último minuto. Se puede actualizar a todo el mundo en el momento en que los datos cambian, lo que facilita más que nunca trabajar juntos, ayudarse mutuamente y hacer grandes cosas.
Menos errores
Puede que un error no tenga efectos catastróficos para su empresa u organización, pero puede consumir tiempo y recursos hasta que se solucione. Este desperdicio significa que su equipo tiene menos tiempo para dedicar a la resolución de problemas, los productos, los servicios y los clientes. Impide que su empresa u organización sea lo más productiva que puede ser y eso limita sus resultados. La automatización de GSuite y RPA no comete errores humanos, nunca se olvida y trabaja las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
Eficiencia
Lo que antes le llevaba a usted o a alguien de su organización horas para completar cada día, ocurrirá automáticamente tras bambalinas. Liberará toneladas de horas de trabajo para otras tareas y hará mucho más en general. Le encantará la flexibilidad y las nuevas oportunidades. Le sugerimos que comience su viaje de automatización con las tareas que consumen más tiempo para obtener los mejores resultados y el máximo retorno de la inversión en su automatización de bot.
Encontrar nuevas oportunidades
¿Cuántas veces ha pensado en probar algo nuevo o en generar informes específicos, pero no lo ha hecho porque le tomaría más tiempo de lo que valdría? La automatización de GSuite y la automatización robótica de procesos eliminan la carga de trabajo de la ecuación del retorno de la inversión para hacer más en menos tiempo y obtener nuevas informaciones sobre su negocio.
Cumplimiento
Cuando se trabaja con información sensible, datos vitales para el funcionamiento de una empresa, sistemas financieros y otras tareas de alto nivel, el cumplimiento de la normativa puede parecer un mal necesario. La automatización de Google Workspace y RPA y crean pistas de auditoría para eliminar este trabajo y esta preocupación de su lista de tareas diarias.
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¿Quién utiliza la automatización de GSuite?
Podría pensar que los programas automatizados de GSuite benefician principalmente a los departamentos de TI. Y aunque esto es cierto en parte, la automatización de Google Workspace es lo suficientemente sencilla y conveniente como para ayudar a cualquier persona de cualquier empresa u organización que pierda tiempo en tareas manuales y repetitivas.
Recursos humanos
Imagine lo que podría hacer su departamento de RR. HH. si no pasara horas cada día ayudando a contratar y encontrar personal, incorporando, archivando y aprobando solicitudes, actualizando bases de datos, proporcionando información y completando otras tareas repetitivas. La automatización de GSuite puede encargarse de todas estas tareas manuales y más, lo que libera a su equipo de RR. HH. para que pueda centrarse más en las personas y menos en el papeleo.
Servicio a clientes
Cada vez que un cliente tiene que dejar un mensaje, estar en espera o que un correo electrónico suyo quede sin respuesta, más frustrado e insatisfecho está con el servicio que recibe. La automatización de los formularios de Google y CRM pueden añadir funciones de atención al cliente en tiempo real. También pueden evitar que los clientes se queden sin respuesta, emitir regalos, enviar correos electrónicos de seguimiento y mucho más. Por último, las herramientas de automatización de GSuite pueden liberar más tiempo para abordar estas cuestiones porque ahorran tiempo a los empleados.
Servicios financieros
Las herramientas automatizadas de GSuite eliminan muchos de los monótonos flujos de trabajo que los profesionales financieros deben gestionar a menudo, además de sus otras responsabilidades. Las herramientas automatizadas de GSuite pueden calcular automáticamente los intereses, los impuestos y los costos, extraer información para actualizar las bases de datos y las interfaces de usuario, y mucho más, a la vez que ayudan a cumplir la normativa.
Sector público
Las entidades gubernamentales pueden automatizar herramientas como Google Sheets para rellenar bases de datos personalizadas. La automatización de GSuite también puede generar alertas, ayudar a proporcionar información al público y realizar otras tareas que los alejan de trabajos más cualificados.
Departamentos de marketing
La automatización de Google Sheets y Google Analytics es vital para limpiar los resultados, crear visualizaciones, actualizar los precios y compartir la información con los miembros pertinentes del equipo. La automatización de GSuite también puede recopilar y agilizar los datos del mercado objetivo, la suscripción al marketing por correo electrónico, el seguimiento de las campañas y otras tareas de las que depende su éxito. Luego, pueden compartir sus conclusiones con otros miembros de la organización sin tener que mover un dedo.
Fabricación
Puede que parezca que la documentación de salud y seguridad laboral, las hojas de datos de seguridad, el cumplimiento de la normativa, la gestión de proveedores, el servicio a los clientes y muchos de los elementos no toman mucho tiempo, pero cada minuto suma. La buena noticia es que la RPA y las herramientas automatizadas de GSuite pueden encargarse de muchas de estas tareas. Empiece por automatizar lo que más tiempo consume y lo más monótono y vaya avanzando. Se ahorrará horas de trabajo cada día antes de darse cuenta.
Preguntas frecuentes sobre la automatización de GSuite
Sí. La automatización de GSuite funciona dentro de una sola aplicación o entre varios programas de Google Workspace, incluidos los siguientes:
Google Sheets
Google Docs
Google Slides
Google Forms
Meet y Chat
Servicios en la nube de Google
Gmail y Google Calendar
Google Drive y Google Vault
Google Analytics y Search Console
Y si desea utilizar la automatización de GSuite para integrarla a otras aplicaciones de escritorio, programas empresariales, software personalizado, páginas web o incluso otras soluciones en línea, también puede hacerlo.
Las herramientas de automatización de GSuite funcionan únicamente entre los programas de Google, pero usted no está limitado a eso. La automatización de GSuite y la automatización robótica de procesos (RPA, del inglés Robotic Process Automation) funcionan a la perfección. La RPA funciona en plataformas de escritorio; software personalizado; programas de CRM, como Salesforce; aplicaciones Javascript; HTML; y páginas web, lo que le da la libertad y la capacidad de diseñar herramientas de automatización personalizadas en todo el proceso empresarial.
Aunque usted podría necesitar algo de conocimientos de codificación o experiencia para configurar una integración de API o un programa sumamente complicado, usted controla la automatización de GSuite y la RPA con una interfaz gráfica fácil de usar. Por lo tanto, la mayoría de los procesos que va a automatizar son de apuntar y hacer clic. Luego, se utiliza la misma interfaz para editar o gestionar las herramientas de automatización, por lo que no es necesario tener conocimientos avanzados.
Para crear herramientas de automatización de GSuite, arrastre los pasos para hacer el marco del bot, grabe mientras realiza los pasos manuales del proceso, edite según sea necesario y haga clic en guardar. Es tan fácil que cualquier persona de la organización con acceso al panel puede crear uno con nada más que una o dos horas de videos instructivos para empezar.
No. Aunque puede almacenar los programas de automatización de GSuite localmente, no se limita a ello y no tendrá que instalar la misma automatización en cada espacio de trabajo. Almacenamos las automatizaciones de Google Workplace y RPA en un servidor al que cualquier dispositivo de su organización puede acceder. Puede compartir documentos, información y otros elementos desde aplicaciones de escritorio, Gmail o programas web en almacenamiento online, como Google Drive. Hace que trabajar con personas a distancia sea pan comido.
Si abre un correo electrónico, un archivo, o tiene una rutina que sigue cuando se comunica con un cliente, ya tiene, al menos, un proceso para el que puede utilizar la automatización de flujo de trabajo de GSuite. Empiece por pensar en todos los procesos empresariales que realiza a diario. Luego, busque las que sigan un conjunto básico de pasos, que requieran una toma de decisiones sencilla o que no la requieran, que ocupen mucho tiempo y que rara vez cambien. Puede configurar varios procesos automatizados o vincularlos entre sí para completar tareas enteras que, por lo general, ocupan gran parte de su día.
En absoluto. Las herramientas automatizadas de GSuite se almacenan y ejecutan desde un servidor para evitar que ocupen los valiosos recursos de la computadora. Se actualizan y trabajan en segundo plano y no le impiden seguir con su día. Simplemente tendrá que vigilar los errores o hacer ajustes si el proceso que sigue cambia.
¿Cómo puedo comenzar a usar la automatización de GSuite?
Las empresas suelen empezar utilizando las macros incorporadas que forman parte de la mayoría del conjunto de herramientas de GSuite. Son una excelente manera de acostumbrarse a las herramientas automatizadas, pero pueden ser muy limitantes. Ahí es cuando pueden ayudar las herramientas de automatización de procesos empresariales de Google Workspace.
