GSuite 자동화 | Workspace 자동화

기업가, 중소기업 및 대기업에서는 Google Suite를 즐겨 사용합니다(Google Suite, Google Apps 또는 Google Workspace라고도 함). GSuite 프로그램은 원활하게 함께 작동합니다. 어디서나 액세스할 수 있으며, 사용을 위한 트레이닝이 거의 또는 전혀 필요하지 않습니다. 이러한 단순성과 일관성 덕분에 자동화를 진행하기에 이상적인 후보이기도 합니다.

GSuite와 마찬가지로, Google 앱 스크립트 코드는 시작하는 데 비용이나 시간이 거의 들지 않습니다. 등록 후 몇 시간 내로 첫 번째 GSuite 작업을 자동화할 수 있습니다. Google Sheets로 정보를 가져오고, Google Docs에서 템플릿을 만들거나, Gmail을 자동화하고, 조직 내 다른 사람 및 고객과의 커뮤니케이션을 개선합니다. 여기에는 무한한 가능성이 있습니다.

GSuite 자동화의 이점

GSuite 자동화는 조직과 비즈니스 소유자에게 비즈니스 프로세스를 개선할 수 있는 무한한 옵션과 기회를 제공합니다. 따라서 자동화하기로 한 Google Workspace 프로그램이 무엇이든 매번 다양한 방식으로 이점을 얻을 수 있습니다.

Google Docs 자동화를 사용하면 팀원 간에 문서를 안전하게 공유할 수 있습니다. 예를 들어, Google Sheets 자동화를 사용하면 매크로를 조정하고 매크로를 자동으로 활용하여 분기별 보고서용 차트를 만들 수 있습니다. 무엇보다 어떤 형태의 GSuite 자동화를 선택하든, 이러한 기능을 활용하는 데 코딩이나 특별한 기술이 필요하지 않습니다. Google Workspace 자동화의 구체적인 이점은 다음과 같습니다.

빠른 배포

GSuite를 사용하면 조직 전체에 비즈니스 프로세스를 간편하게 배포하고 표준화할 수 있습니다. 그리고 일단 설치되면 트리거하기 위한 사람의 개입이 필요 없습니다. 자동화하기로 한 절차에 따라 자동화된 프로세스는 이메일 또는 송장 열기, 데이터 추출 또는 양식 작성으로 시작할 수 있습니다.

협업 확대

Google Workspace의 자동화된 비즈니스 프로세스 도구는 사내, 계약업체, 조직 전체의 완료된 작업에서 다수의 관리/수동 데이터 작업을 처리합니다. 몇 분 안에 데이터베이스와 문서를 자동으로 업데이트하고, 작업을 할당하고, 알림을 보내고, 최신 업데이트를 받을 수 있습니다. 모두가 데이터가 변경되는 즉시 업데이트할 수 있으므로, 그 어느 때보다 더 쉽게 협력하고, 서로를 지원하며 중요한 작업에 매진할 수 있습니다.

오류 감소

오류는 비즈니스나 조직에 치명적인 영향을 미치지 않을 수는 있지만, 수정될 때까지 시간과 리소스를 소모할 수 있습니다. 이러한 소모적 낭비는 팀이 문제 해결, 제품, 서비스, 고객에 할애할 시간이 줄어드는 것을 의미합니다. 따라서 회사나 조직이 최대한 생산성을 발휘하지 못하게 되며, 이로 인해 수익에 한계가 생깁니다. GSuite와 RPA 자동화는 사람의 실수가 없고, 잊는 일이 없으며, 연중무휴로 작동합니다.

효율성

본인 또는 조직의 다른 사람이 매일 몇 시간씩 걸려 완료해야 했던 작업은 백그라운드에서 자동으로 수행됩니다. 그럼 다른 일에 할애할 시간이 많아지고, 전반적으로 할 수 있는 일이 늘어납니다. 유연성과 새로운 기회가 주어집니다. Bot 자동화에 최상의 결과와 최대 ROI를 얻기 위해 가장 많은 시간이 걸리는 작업으로 자동화를 시작하는 것이 좋습니다.

새로운 기회 찾기

새로운 것을 시도하거나 특정 보고서를 생성하는 것에 대해 얼마나 자주 생각하셨나요? 아니면, 그것이 가져올 이점보다 진행에 많은 시간이 걸리기 때문에 생각하지 않으셨나요? GSuite 자동화와 로보틱 프로세스 자동화를 통해 ROI 요소에서 워크로드를 제거하여 더 짧은 시간에 더 많은 작업을 수행하고 비즈니스에 대한 새로운 인사이트를 얻을 수 있습니다.

컴플라이언스

중요한 정보, 비즈니스 기능에 중요한 데이터, 재무 시스템, 기타 상위 작업을 수행할 때 규정 준수는 필요악으로 느껴질 수 있습니다. RPA와 Google Workspace 자동화는 감사 추적을 생성하여 이 작업을 제거하고 매일 할 일 목록에 대한 걱정을 덜어줍니다.

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최고의 실적을 내는 기업들이 자동화 프로그램으로 8.5배의 ROI를 달성하는 방법 및 업계 리더 기업들이 글로벌 과제를 극복하고 지능형 자동화를 적용하여 비즈니스 전환에 성공한 방법을 확인하세요.

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GSuite 자동화의 사용 사례

자동화된 GSuite 프로그램이 주로 IT 부서에 도움이 된다고 생각할 수 있습니다. 이는 일부 사실이지만, Google Workspace 자동화는 반복적인 수동 작업에 시간을 허비하는 모든 기업 또는 조직의 모든 사용자가 쉽고 편리하게 사용할 수 있습니다.

인사(HR)

HR 부서에서 매일같이 신입 직원 채용, 온보딩, 서류 정리, 요청 승인, 데이터베이스 업데이트, 정보 제공, 기타 반복 작업을 완료하는 데 시간을 소모하지 않는다면 어떤 일을 할 수 있을지 상상해 보세요. GSuite 자동화는 이러한 모든 수동 업무를 처리할 수 있으므로, HR 팀은 문서 업무를 줄이고 인력에 더 집중할 수 있습니다.

고객 서비스

고객이 메시지를 남겨야 하거나, 대기 상태이거나, 이메일에 대한 응답이 없을 때마다 서비스에 실망하고 불만을 품게 됩니다. CRM과 Google Forms 자동화는 실시간 고객 서비스 기능을 추가할 수 있습니다. 또한 고객을 서비스가 놓치는 틈새로 잃는 것을 방지하고, 고객에게 선물을 보내고, 후속 이메일을 보내는 등의 작업을 수행할 수 있습니다. 마지막으로, GSuite 자동화 도구는 직원의 시간을 절약해주어 이러한 문제를 해결하는 데 더욱 많은 시간을 할애할 수 있게 해줍니다.

금융 서비스

GSuite 자동화 도구는 재무 전문가가 다른 업무 외에도 관리해야 하는 다수의 단조로운 워크플로를 대신합니다. GSuite 자동화 도구는 이자, 세금, 비용을 자동으로 계산하고 정보를 가져와 데이터베이스와 사용자 인터페이스를 업데이트하는 등의 작업을 수행하는 동시에 규정 준수를 지원합니다.

공공 부문

정부 기관은 Google Sheets와 같은 도구를 자동화하여 맞춤 데이터베이스를 채울 수 있습니다. GSuite 자동화는 알림을 생성하고, 대중에게 정보를 제공하고, 보다 숙련된 작업에 집중할 수 있게 다른 업무를 대신 수행할 수도 있습니다.

마케팅 부서

Google Sheets와 Google Analytics 자동화는 결과 정리, 시각화 생성, 가격 업데이트, 관련 팀원과의 정보 공유에 매우 중요합니다. 게다가 GSuite 자동화를 통해 타겟 시장 데이터, 이메일 마케팅 가입, 모니터링 캠페인, 이 모든 것의 성공이 걸린 기타 업무를 수집하고 가속할 수 있습니다. 그러면 손쉽게 발견한 내용을 조직의 다른 사람들과 공유할 수 있습니다.

제조

OH&S 문서화, MSDS, 규정 준수, 공급업체 관리, 고객 서비스, 일일 작업 목록의 많은 항목은 그렇게 시간 집약적으로 보이지 않을 수 있지만 시시각각 추가됩니다. 좋은 소식은 RPA와 자동화된 GSuite 도구가 이러한 많은 작업을 처리할 수 있다는 것입니다. 가장 많은 시간이 걸리고 단조로운 작업부터 자동화를 시작하여 계속 진행하세요. 그러면 어느새 매일 몇 시간씩 작업 시간을 아낄 수 있을 것입니다.

GSuite 자동화에 대해 자주 묻는 질문

GSuite 자동화는 모든 Google Workspace 애플리케이션에서 작동하나요?

예! GSuite 자동화는 단일 애플리케이션 내에서 혹은 다음을 포함한 Google Workspace의 여러 프로그램 간에 작동합니다.

또한 GSuite 자동화를 사용하여 다른 데스크톱 애플리케이션, 비즈니스 프로그램, 사용자 지정 소프트웨어, 웹 페이지 또는 다른 온라인 솔루션과 통합할 수도 있습니다.

GSuite 자동화 도구와 RPA 간에 차이점이 있나요?

GSuite 자동화 도구는 Google 프로그램 간에 작동하지만, 이에 국한되지 않습니다. GSuite 자동화와 로보틱 프로세스 자동화(RPA)는 완벽하게 함께 작동합니다. RPA는 데스크톱 플랫폼, 사용자 지정 소프트웨어, Salesforce와 같은 CRM 프로그램, Javascript 애플리케이션, HTML 및 웹 페이지에서 작동하므로, 비즈니스 프로세스 전반에 걸쳐 사용자 지정 자동화 도구를 설계할 수 있는 자유와 기능을 제공합니다.

사용자 지정 소프트웨어는 대부분 복잡해지는 경향이 있으며, 소프트웨어 엔지니어가 필요합니다. 외부 엔지니어나 자동화 전문가를 고용하지 않고 GSuite 자동화를 구성할 수 있나요?

매우 복잡한 프로그램 또는 API 통합을 설정하려면 코딩이나 전문 지식이 필요할 수 있지만, 사용자 친화적인 그래픽 인터페이스로 GSuite 자동화와 RPA를 제어할 수 있습니다. 따라서 자동화할 대부분의 프로세스는 가리키고 클릭하는 방식입니다. 그런 다음 동일한 인터페이스를 사용하여 자동화 도구를 편집하거나 관리하므로, 고급 기술이 필요 없습니다.

GSuite 자동화 도구를 만들려면 Bot 프레임워크를 만드는 단계를 드래그하고, 프로세스의 수동 단계를 진행하면서 기록하고, 필요에 따라 편집하고, 저장을 클릭하면 됩니다. 조직에서 대시보드에 액세스할 수 있는 권한이 있는 사용자는 누구나 한두 시간 이내의 교육용 비디오로 대시보드를 시작할 수 있습니다.

조직의 각 작업 영역에 대해 별도의 GSuite 자동화 도구를 만들어야 하나요?

아닙니다. GSuite 자동화 프로그램을 로컬에 저장할 수 있지만, 이에 국한되지 않으며, 각 작업 공간에 동일한 자동화를 설치할 필요가 없습니다. Google Workplace 자동화와 RPA는 조직의 모든 장치가 액세스할 수 있는 서버에 저장됩니다. Google Drive와 같은 온라인 저장소에서 데스크톱 애플리케이션, Gmail 또는 웹 프로그램의 문서, 정보, 기타 항목을 공유할 수 있습니다. 이것은 원격으로 협업하는 것을 쉽게 만들어 줍니다.

GSuite 자동화 도구로 대체할 수 있는 비즈니스 프로세스가 이미 있나요?

이메일 또는 파일을 열거나 고객 또는 클라이언트에게 연락할 때 따라야 하는 루틴이 있다면 이미 GSuite 워크플로 자동화를 사용할 프로세스가 하나 이상 있는 것입니다. 매일 겪는 모든 비즈니스 프로세스를 생각하는 것부터 시작하세요. 그러고 나서 기본적인 단계들을 따르고, 단순하거나 아무런 의사결정이 필요하지 않고, 많은 시간을 소비하고, 거의 변하지 않는 일들을 찾으세요. 여러 가지 자동화된 프로세스를 설정하거나 이러한 프로세스를 함께 연결하여 일반적으로 하루 중 많은 부분을 차지하는 전체 작업을 완료할 수 있습니다.

GSuite 자동화를 사용하는 것 자체는 좋지만, 이 모든 프로세스가 업무를 방해하게 둘 수는 없습니다. 이것이 문제가 될까요?

전혀 그렇지 않습니다. GSuite 자동화 도구는 귀중한 컴퓨터 리소스를 차지하지 않도록 서버에서 저장되고 실행됩니다. 보이지 않는 곳에서 업데이트하고 작동하며, 일과를 방해하지 않습니다. 오류가 발견되거나 프로세스가 변경되는 경우에는 조정하기만 하면 됩니다.

GSuite 자동화 사용을 시작하는 방법

회사는 GSuite 도구 세트 대부분에 포함된 기본 제공 매크로를 사용하여 시작하는 경우가 많습니다. 자동화된 도구에 익숙해지는 매우 유용한 방법이지만, 매우 제한적일 수 있습니다. 바로 여기에서 Google Workspace 비즈니스 프로세스 자동화 도구가 도움을 줄 수 있습니다.