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AI et automatisation
Les entrepreneurs, les petites entreprises et les sociétés adorent G Suite (aussi connu sous le nom de Google Suite, Google Apps ou Google Workspace). Ces programmes fonctionnent ensemble de manière transparente. Vous pouvez y accéder de n'importe où, et leur utilisation ne nécessite pas ou presque pas de formation. Toutefois, cette simplicité et cette cohérence en font également le candidat idéal pour l'automatisation.
Pas besoin d'investir dès le départ beaucoup de temps ou d'argent pour se lancer avec le code de script des applications Google, comme avec G Suite. Vous pouvez automatiser votre première tâche G Suite quelques heures après votre inscription. Importez des informations dans Google Sheets, créez des modèles dans Google Docs, ou automatisez Gmail et améliorez la communication avec les clients et les autres employés de l'organisation. Les possibilités sont infinies.
Que peut faire l'automatisation G Suite pour moi ?
L'automatisation G Suite offre aux organisations et aux propriétaires d'entreprises des options et des possibilités infinies pour améliorer leurs processus métier. Ainsi, quel que soit le programme de Google Workspace que vous choisissez d'automatiser, vous en tirerez à coup sûr de nombreux avantages.
L'automatisation de Google Docs peut accélérer le partage sécurisé de documents entre les membres de l'équipe. Par exemple, l'automatisation de Google Sheets vous permet d'orchestrer et d'exploiter automatiquement les macros afin de créer des graphiques pour les rapports trimestriels. Mieux encore, quelle que soit la forme d'automatisation G Suite que vous choisissez, vous n'avez besoin d'aucun codage ni d'aucune compétence particulière pour libérer la puissance de ces capacités. Les avantages spécifiques de l'automatisation de Google Workspace sont les suivants :
Déploiement rapide
G Suite facilite le déploiement et la standardisation des processus métier dans l'ensemble de l'organisation. De plus, une fois en place, ils n'ont besoin d'aucune intervention humaine pour se déclencher. Selon la procédure que vous décidez d'automatiser, les processus automatisés peuvent commencer par l'ouverture d'un e-mail ou d'une facture, l'extraction de données ou le remplissage d'un formulaire.
Collaboration accrue
Les outils d'automatisation des processus métier Google Workspace suppriment une grande partie des tâches administratives et des tâches manuelles liées aux données, qu'elles soient effectuées en interne, avec des sous-traitants ou dans l'ensemble de votre organisation. Vous pouvez mettre à jour automatiquement des bases de données et des documents en quelques minutes, attribuer des tâches, envoyer des notifications et obtenir des mises à jour en temps réel. Tout le monde peut obtenir la mise à jour dès que les données évoluent, ce qui facilite plus que jamais la collaboration, l'entraide et la réussite.
Moins d'erreurs
Il est possible qu'une erreur n'ait pas d'effet catastrophique sur votre entreprise ou votre organisation, mais elle peut vous faire perdre du temps et des ressources jusqu'à sa correction. Ce gaspillage signifie que votre équipe a moins de temps à consacrer à la résolution de problèmes, aux produits, aux services et aux clients. Il empêche votre entreprise ou votre organisation d'être aussi productive qu'elle pourrait l'être, ce qui limite vos résultats. L'automatisation G Suite et la RPA ne font pas d'erreurs humaines, n'oublient jamais et fonctionnent 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
Efficacité
Ce qui vous prenait, à vous ou à quelqu'un de votre organisation, des heures à réaliser chaque jour, se fera automatiquement en coulisse. Vous libérerez d'innombrables heures de travail pour d'autres tâches et améliorerez votre efficacité de manière générale. Vous allez adorer votre flexibilité et vos nouvelles opportunités. Nous vous suggérons de commencer votre parcours d'automatisation par les tâches qui prennent le plus de temps pour obtenir les meilleurs résultats et un retour sur investissement optimal grâce à votre automatisation par la robotique.
Trouver de nouvelles opportunités
Combien de fois avez-vous pensé à essayer quelque chose de nouveau ou à générer des rapports spécifiques, sans passer à l'action parce que cela prenait trop de temps ? L'automatisation G Suite et l'automatisation des processus par la robotique éliminent la charge de travail des calculs du retour sur investissement. Améliorez l'efficacité et obtenez de nouvelles informations sur votre entreprise.
Conformité
Lorsqu'on travaille avec des informations sensibles, des données vitales pour le fonctionnement d'une entreprise, des systèmes financiers et d'autres tâches de haut niveau, la conformité peut sembler être un mal pour un bien. La RPA et l'automatisation de Google Workspace créent des pistes d'audit pour supprimer ce travail et ces problèmes de votre liste de tâches quotidiennes.
Un rapport essentiel et unique en son genre
Découvrez comment les entreprises les plus performantes obtiennent un retour sur investissement multiplié par 8,5 pour leurs programmes d'automatisation et comment les leaders du secteur transforment leurs activités pour relever les défis mondiaux et prospérer grâce à l'automatisation intelligente.
Qui utilise l'automatisation G Suite ?
Vous pourriez penser que les programmes G Suite automatisés profitent principalement aux services informatiques. Bien que cela soit en partie vrai, l'automatisation de Google Workspace est suffisamment simple et pratique pour aider tout employé au sein d'une entreprise ou d'une organisation qui perd du temps à effectuer des tâches répétitives et manuelles.
Ressources humaines
Imaginez ce que votre service RH pourrait réaliser s'il ne passait pas des heures chaque jour à aider à l'embauche et au recrutement, à intégrer, classer et approuver des demandes, à mettre à jour des bases de données, à fournir des informations et à effectuer d'autres tâches répétitives. L'automatisation G Suite peut prendre en charge toutes ces tâches manuelles et bien plus encore et libérer votre équipe RH, qui pourra se concentrer davantage sur le personnel et moins sur les démarches administratives.
Service client
Chaque fois qu'un client doit laisser un message ou rester en attente, ou que son e-mail reste sans réponse, il est d'autant plus frustré et insatisfait du service qu'il reçoit. L'automatisation de CRM et de Google Forms peut ajouter une fonctionnalité de service client en temps réel. Ces solutions peuvent également empêcher les clients de passer à travers les mailles du filet, permettre d'offrir des cadeaux, d'envoyer des e-mails de suivi, etc. Enfin, les outils d'automatisation G Suite peuvent libérer plus de temps pour s'attaquer à ces problèmes car ils font gagner du temps aux employés.
Services financiers
Les outils automatisés G Suite prennent en charge une grande partie des flux de travail monotones que les professionnels de la finance doivent souvent gérer en plus de leurs autres responsabilités. Les outils automatisés G Suite peuvent calculer automatiquement les intérêts, les taxes et les coûts, extraire des informations pour mettre à jour les bases de données et les interfaces utilisateur, et bien plus encore, tout en favorisant le respect de la conformité.
Secteur public
Les entités gouvernementales peuvent automatiser des outils comme Google Sheets pour alimenter des bases de données personnalisées. L'automatisation G Suite peut également générer des alertes, aider à fournir des informations au public et effectuer d'autres tâches qui empêchent les employés d'occuper des positions plus qualifiées.
Services marketing
L'automatisation de Google Sheets et de Google Analytics est essentielle pour nettoyer les résultats, créer des visuels, mettre à jour les prix et partager des informations avec les membres de l'équipe concernés. L'automatisation G Suite permet également de recueillir et d'accélérer les données sur le marché cible, l'inscription au marketing par e-mail, le suivi des campagnes et d'autres tâches dont dépend la réussite du marketing. Les employés peuvent ensuite partager leurs conclusions avec les autres membres de l'organisation sans effort.
Production industrielle
Les documents relatifs à la santé et à la sécurité au travail, les fiches de données de sécurité, la conformité, la gestion des fournisseurs, le service client et de nombreux autres éléments de votre liste de tâches quotidiennes ne semblent peut-être pas prendre beaucoup de temps, mais chaque minute compte. Bonne nouvelle : les outils RPA et G Suite automatisés peuvent prendre en charge un grand nombre de ces tâches. Commencez par automatiser les tâches les plus longues et les plus monotones, puis passez à la suite. Vous économiserez des heures de travail chaque jour avant même de vous en rendre compte.
Questions fréquentes sur l'automatisation G Suite
Oui ! L'automatisation G Suite fonctionne au sein d'une seule application ou entre plusieurs programmes de Google Workspace, notamment :
Google Sheets
Google Docs
Google Slides
Google Forms
Google Meet et Google Chat
Les services Google Cloud
Gmail et Google Agenda
Google Drive et Google Vault
Google Analytics et Search Console
Et si vous souhaitez utiliser l'automatisation G Suite pour intégrer d'autres applications de bureau, programmes d'entreprise, logiciels personnalisés, pages Web ou même d'autres solutions en ligne, vous pouvez également le faire.
Les outils d'automatisation G Suite fonctionnent uniquement entre les programmes Google, mais il n'est pas nécessaire de vous y limiter. L'automatisation G Suite et l'automatisation des processus par la robotique (RPA) fonctionnent parfaitement ensemble. La RPA fonctionne sur les plateformes de bureau, les logiciels personnalisés, les programmes CRM comme Salesforce, les applications JavaScript, le HTML et les pages Web, ce qui vous donne la liberté et la possibilité de concevoir des outils d'automatisation personnalisés tout au long du processus métier.
Vous pourriez avoir besoin d'un peu de codage ou d'expertise pour mettre en place un programme extrêmement compliqué ou une intégration API. Mais vous pouvez contrôler l'automatisation G Suite et la RPA grâce à une interface graphique conviviale. Ainsi, la plupart des processus que vous allez automatiser s'exécutent en quelques clics. Vous utilisez ensuite la même interface pour modifier ou gérer vos outils d'automatisation. Aucune compétence avancée n'est nécessaire.
Pour créer des outils d'automatisation G Suite, faites glisser les étapes pour créer la structure du robot, enregistrez les étapes manuelles du processus, effectuez les modifications nécessaires et cliquez sur Enregistrer. Avec une telle simplicité, n'importe quel employé de l'organisation ayant accès au tableau de bord peut se lancer et créer un processus automatisé avec seulement une ou deux heures de formation vidéo.
Non. Vous pouvez stocker les programmes d'automatisation G Suite localement, mais vous pouvez aller plus loin, et vous n'aurez pas à installer la même automatisation dans chaque espace de travail. Nous stockons les automatisations Google Workplace et la RPA sur un serveur auquel tout appareil de votre organisation peut accéder. Vous pouvez partager des documents, des informations et d'autres éléments à partir d'applications de bureau, de Gmail ou de programmes Web dans un espace de stockage en ligne tel que Google Drive. Cela permet de travailler avec des personnes à distance en un clin d'œil.
Si vous ouvrez un e-mail, un fichier, ou si vous suivez une routine lorsque vous contactez un client, vous avez déjà au moins un processus pour lequel vous pouvez utiliser l'automatisation du flux de travail de G Suite. Commencez par réfléchir à tous les processus métier que vous suivez au quotidien. Ensuite, recherchez ceux qui suivent une série d'étapes de base, qui nécessitent une prise de décision simple ou nulle, qui prennent beaucoup de temps et qui varient rarement. Vous pouvez mettre en place plusieurs processus automatisés ou les relier entre eux pour réaliser des tâches entières qui occupent généralement une grande partie de votre journée.
Pas du tout. Les outils automatisés G Suite sont stockés et exécutés à partir d'un serveur afin d'éviter d'accaparer de précieuses ressources informatiques. Ils se mettent à jour et travaillent en coulisse, sans vous empêcher de vaquer à vos occupations. Vous devrez simplement surveiller les erreurs ou faire des ajustements si le processus que vous suivez évolue.
Comment débuter avec l'automatisation G Suite ?
Les entreprises commencent souvent par utiliser les macros intégrées qui font partie de la plupart des outils de G Suite. Ils constituent un excellent moyen de s'habituer aux outils automatisés, mais ils peuvent être très limitatifs. C'est là que les outils d'automatisation des processus métier de Google Workspace peuvent vous aider.
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