OCR とは?

迅速性

OCR ソフトウェアの最大のメリットは、日付入力とデータ処理のプロセスをいかに迅速化できるかという点にあります。かつて、最速のタイピストが分あたり 216 単語を入力した記録があります。これに対し、標準的なコンピューターでの最速の OCR ソフトウェアは秒あたり 1,500 文字以上を認識できます。

精度

もう 1 つのメリットは精度です。人の場合、人がかかわる処理、たとえば、データ入力、データ処理、データ抽出がそのまま、潜在的なエラーの発生領域となります。必要最小限の機能をもつソフトウェアでも OCR の精度は約 98% です。深層学習アルゴリズムなどの AI テクノロジーに加え、自然言語処理 (NLP)、インテリジェント文字認識 (ICR) およびその他の認識ソフトウェアがさらに高い精度をもたらします。

機能

手書きのテキストを光学文字認識を使用せずにデジタル画像とスキャンされたドキュメントに変換することはできますが、OCR 機能はそれらのドキュメントを索引付け、編集、検索する機能を追加します。単にスキャンしただけの PDF を受け取ったことがあれば、テキストを編集できないことによるストレスを理解できるでしょう。スキャンされた紙のドキュメント、名刺、手書きのメモ、または店舗のレシートのいずれで作業している場合でも、OCR はフラストレーションを取り除きます。

コスト

いつでも情報が入手可能という多くのメリットから、今日ではますます多くのビジネスがあらゆるものをクラウドとデジタルに移行しつつあります。ただし、手動でデータの入力、処理、抽出を行うとコストが法外になる可能性があります。OCR を選択すれば、データ抽出の人件費とコピーや印刷などのコストを削減できます。

スペース

OCR は企業全体の膨大な紙のドキュメントをデジタル化、文書化およびカタログ化された情報に素早く正確に変換できるため、物理的な紙はもはや不要となります。紙のファイルで満たされた巨大なファイル キャビネットはなくなり、単一のサーバーと、組織内の情報検索をシンプルにするプラットフォームに置き換わります。

編集可能性

前述のとおり、テキストを編集できない単なる画像の PDF は、かなりのストレスをもたらします。OCR は、すべてのドキュメントを Word などの望ましいファイル形式に変換することで、その問題を解消します。その結果、時間のかかるコピー/貼り付け/編集を行う必要がなくなり、ドキュメントのコンテンツをより容易に更新できるようになります。

銀行

銀行は自動化テクノロジーと OCR を最初に採用した業種の 1 つであり、銀行業界はいまだに最大のユーザーとなっています。データ キャプチャは銀行のプロセスをよりシンプルで迅速な効率の高いものにしています。

ATM は、オートメーションと OCR テクノロジーを活用した初期の例の 1 つです。最新の例としては、モバイル小切手預金などが挙げられます。今では、コンピューターが口座番号、署名、金額の差異を読み取り、正確に認識できるため、OCR テクノロジーの品質は実際に向上しています。事実、小切手の下部にある口座番号のフォントは、機械可読性を高めるように作成されています。

また、OCR を使用することで、銀行は、住宅ローンの申し込み、給与明細書、ローンの申し込みなど他の領域からデータを正確に抽出できます。

保険

保険会社は、毎日膨大な量の文書業務を処理しています。保険の申し込み、新規顧客、保険契約の更新、請求処理など、すべてに書類作業が必要です。必要なドキュメントすべてを手動でデジタル化するには、人件費と労力の点であまりに多くのコストがかかります。

OCR ソフトウェアにより、データ抽出は自動化され、保険業界の日常的なプロセスで高速な部分になります。新しい保険証書への記入が済んだら、それらをスキャンしてシステムに取り込むことができます。新規顧客は、保険契約が続く限り「システム内」で管理されるようになりました。つまり、保険会社は、保険契約に疑問がある場合、保険契約を変更する場合、または請求を処理する必要がある場合に、いつでも情報を引き出すことができます。

医療

医療請求の処理件数は、年間数百万件に及びます。その結果、膨大な文書業務と手動処理が生まれ、正確性が最優先される業種において、多数のエラーが発生しています。患者記録の欠落は、医療業界における膨大な紙のドキュメントに起因する一般的な問題の 1 つに過ぎません。これらのエラーはデジタル記録への移行を推進する最大の理由の 1 つです。

OCR を採用すれば、大量の記録を非常に簡単に電子形式へ移行できます。手動の部分がなくなれば、エラーが減り、医療記録と請求の処理プロセスは迅速化され、情報の入手可能性が改善されます。今では、さまざまな医療フォーム、薬事記録、臨床所見などの医療ドキュメントを、24 時間、場所を問わず、必要なときに入手できるようになっています。

小売

OCR テクノロジーによって、小売業界は、とりわけ受渡情報をより円滑に処理できます。多くの場合、梱包リストからのデータのキャプチャ、発注書のスキャン、請求書のデジタル化、在庫の追跡などに使用されています。

OCR プログラムは、ユーザーの介在なく、数千の請求書テンプレートを自動的に生成します。カメラを利用して、SKU、価格、製品名をデジタル形式に変換できます。

対顧客では、ソフトウェアによってポイント プログラムやクーポンの柔軟性を向上させます。モバイル OCR を使用してシリアル コードをスキャンするだけで、それらを引き換えることができます。

人事

人事は会社にとって不可欠な部分であり、最も時間を要するタスクを扱う分野の 1 つでもあります。好例が、志望者の事前選考です。人事採用担当者は、新規採用案件に平均 3 日間を費やします。

OCR ソフトウェアはどのように役立つのでしょうか? OCR ソフトウェアを使用すると、人事採用担当者は応募を一括処理できます。応募が処理されると、関連するデータが抽出され、分類されます。その後、人事採用担当者は、この抽出されたデータを使用して、候補者と職務要件を照合します。

これによって、人事にはいくつかのメリットがもたらされます。1 つ目のメリットは、人事採用担当者の貴重な時間の削減です。2 つ目は、性別や人種の公平性などのイニシアチブの支援です。これに関しては、必要な資格以外の差をすべて排除します。無意識の偏見や主観性はもう問題にはなりません。3 つ目のメリットは、プロセスが迅速化されるため、採用結果が出るまで志望者を長い間待たせる必要がなくなり、最初の時点で好印象をもたらします。

不動産

商業用および住宅用不動産会社は、文書業務の処理に特化しています。決済、費用、保守記録、売買証書などすべてに署名し保管する必要があります。保管後は、簡単に利用できなければなりません。

手動のファイリング システムには、必要なドキュメント パケットを自動的に分類、照合、作成するためのテクノロジーを用いた電子的なファイリング キャビネットほど効率的で迅速なものはありません。ドキュメント管理システムに OCR を統合することで、画像であれ、テキスト ドキュメントであれ、あらゆるドキュメントが検索可能になります。