¿Qué es el OCR?

Velocidad

El mayor beneficio del software de OCR es la rapidez con la que realiza los procesos de incorporación y procesamiento de datos. El mecanógrafo más rápido que se haya registrado tipeó 216 palabras por minuto. En comparación, el software de OCR más rápido en una computadora decente puede reconocer más de 1500 caracteres por segundo.

Precisión

Otro beneficio es la precisión. Para los seres humanos, cada paso (incorporación de datos, procesamiento de datos y extracción de datos) es un área en la que se pueden cometer errores. La precisión del OCR en un software básico ronda el 98 %. Al incorporar la tecnología de AI, como algoritmos de aprendizaje profundo, procesamiento de lenguajes naturales (NLP), reconocimiento inteligente de caracteres (ICR) y otros softwares de reconocimiento, la precisión es aún mayor.

Funcionalidad

Si bien los textos escritos a mano se pueden convertir en imágenes digitales y documentos escaneados sin el reconocimiento óptico de caracteres, la funcionalidad del OCR añade las capacidades de indexar, editar y realizar búsquedas en esos documentos. Si alguna vez ha recibido un PDF que no era más que una imagen escaneada, entenderá la frustración de no poder editar el texto. El OCR elimina esa frustración, ya sea que trabaje con documentos de papel escaneados, tarjetas de presentación, notas escritas a mano o incluso recibos de la tienda.

Costo

En la actualidad, cada vez más negocios se vuelcan a la nube y al mundo digital gracias a los numerosos beneficios de contar con la información al alcance de la mano. Sin embargo, el costo de la incorporación, el procesamiento y la extracción manual de datos puede ser exorbitante. Elegir el OCR ayuda a reducir los costos de contratación de servicios de extracción de datos, además de los costos de copiado, impresión y demás.

Espacio

Dado que el OCR ayuda de forma rápida y precisa a transformar las pilas de documentos de toda su empresa en información digitalizada, catalogada y documentada, ya no necesitará todos esos papeles físicos. Los enormes gabinetes llenos de archivos con papeles fueron reemplazados por un solo servidor y una plataforma que facilita la búsqueda de información dentro de la organización.

Capacidad de edición

Como se mencionó anteriormente, una gran frustración es tener un PDF que solo es una imagen y no poder editar el texto. El OCR elimina ese problema mediante la conversión de todos sus documentos en un formato de archivo preferido, como Word. Esto facilita la actualización de los contenidos del documento, en lugar de las actividades de copiado, pegado y edición que llevan muchísimo tiempo.

Banca

Los bancos fueron uno de los primeros lugares para la tecnología de automatización y el OCR, y la industria bancaria sigue siendo uno de los mayores usuarios. La captura de datos hace que los procesos bancarios sean más sencillos, más rápidos y más eficientes.

Los cajeros automáticos fueron uno de los primeros ejemplos de automatización; y la tecnología de OCR, con depósitos de cheques móviles, es uno de los usos más recientes. La calidad de la tecnología de OCR ha crecido tanto que la computadora ahora puede leer y reconocer de forma precisa la diferencia entre un número de cuenta, una firma y un monto en dólares. Más aún, la tipografía del número de cuenta que aparece en la parte inferior del cheque está especialmente diseñada para que la pueda leer una máquina.

El OCR también permite a los bancos extraer datos de forma precisa desde otras áreas, incluyendo solicitudes de hipotecas, comprobantes de pago y solicitudes de préstamos.

Seguros

Las compañías de seguro lidian con toneladas de papeleo a diario. Propuestas de seguros, cuentas nuevas, renovaciones de póliza y procesamiento de reclamos: todo requiere papeleo. Digitalizar de forma manual todos los documentos necesarios cuesta demasiado en términos de nómina y mano de obra.

El software de OCR hace que la extracción automatizada de datos sea una parte rápida del proceso diario de la industria de los seguros. Una vez que se completan los papeles de un nuevo seguro, se pueden escanear y archivar en el sistema. El nuevo cliente ahora está "en el sistema" y lo estará durante la duración de su póliza. Esto significa que la compañía de seguros puede consultar su información en cualquier momento: cuando tenga preguntas sobre la póliza, cuando quiera cambiarla o cuando tenga que tramitar un reclamo.

Atención Sanitaria

Todos los años, se procesan millones de reclamos médicos. Esto genera mucho papeleo, mucho procesamiento manual y, en una industria donde la precisión es primordial, muchos errores. La pérdida de las historias clínicas de los pacientes es solo uno de los tantos problemas que surgen por la gran cantidad de documentos impresos en la industria de la atención de la salud. Estos errores son uno de los principales motivos para avanzar hacia las historias clínicas digitales.

Es allí donde es útil el OCR, que hace que mover el exceso de historias clínicas al formato electrónico sea más sencillo. Elimina la parte manual, lo cual reduce errores, acelera el proceso de completar las historias clínicas y los reclamos médicos y aumenta la accesibilidad de la información. Ahora, cualquier cantidad de formularios médicos, registros farmacéuticos, notas clínicas u otra documentación médica puede estar disponible las 24 horas donde sea que se las necesite.

Venta al por menor

La tecnología del OCR le permite a la industria del retail manejar mejor los envíos y recibir información, entre otras ventajas. En general, se usa para capturar datos de las listas de empaque, escanear pedidos de compra, digitalizar facturas, rastrear el inventario y mucho más.

El programa de OCR puede producir de forma automática miles de plantillas de facturas sin la interacción del usuario. Puede convertir el SKU, precio y nombre del producto en un formato digital sin la ayuda de cámaras.

Para los clientes, el software aumenta la flexibilidad de los vales y programas de recompensa. Con el OCR móvil, tan solo deben escanear sus códigos de serie para canjearlos.

Recursos humanos

Recursos humanos es una parte integral de una empresa, y también es una de las áreas con las tareas que consumen más tiempo. La preselección de candidatos es un excelente ejemplo. En promedio, un reclutador tarda 3 días en contratar a un nuevo empleado.

¿Cómo puede ayudar el software de OCR? El software de OCR permite a los reclutadores procesar las solicitudes por lotes. A medida que se procesan, se extraen y clasifican los datos pertinentes. Luego, los reclutadores pueden usar estos datos extraídos para vincular a los candidatos con los requisitos del puesto.

Esto beneficia muchísimo al departamento de RR. HH. Primero, les hace ahorrar tiempo valioso a los reclutadores. Segundo, ayuda con iniciativas de género e igualdad racial, ya que elimina todo eso de la ecuación y solo deja las cualificaciones necesarias. El sesgo inconsciente y la subjetividad ya no son más un problema. Tercero, dado que el proceso es más rápido, los candidatos no deben esperar tanto para una respuesta, lo cual crea una impresión más positiva al inicio.

Bienes raíces

Las empresas de bienes raíces comerciales y residenciales se especializan en crear papeleo. Estados de cuenta, gastos, registros de mantenimiento, boletos de venta y más, todo lo que se necesita para firmar y archivar. Una vez completo todo ese papeleo, se debe poder acceder a él fácilmente.

Ningún sistema de archivo manual es tan eficiente ni rápido como un archivo electrónico, que cuenta con la tecnología de categorizar, recopilar y crear los paquetes de documentos necesarios. Integrado con su sistema de gestión de documentos, el OCR permite que se puedan buscar todos los documentos, ya sea una imagen o un documento de texto.