Qu'est-ce que l'OCR ?

Vitesse

Le principal avantage des logiciels OCR est l'accélération considérable des processus de saisie et de traitement des données. Le record de dactylographie est de 216 mots par minute. En comparaison, installé sur un bon ordinateur, le logiciel OCR le plus rapide peut reconnaître plus de 1 500 caractères par seconde.

Précision

Autre avantage : la précision. Avec un intervenant humain, chaque point de contact est une source d'erreur possible, qu'il s'agisse de la saisie, du traitement ou de l'extraction des données. La précision d'un simple logiciel OCR de base est d'environ 98 %. Ce pourcentage augmente encore si l'on ajoute à cela une technologie d'intelligence artificielle, comme des algorithmes d'apprentissage profond, le traitement du langage naturel (NLP), la reconnaissance intelligente de caractères (ICR) ou d'autres logiciels de reconnaissance.

Efficacité

S'il est possible de convertir un texte manuscrit en images numériques et documents scannés sans la reconnaissance optique de caractères, la fonctionnalité OCR offre en plus la capacité d'indexer, de modifier et d'interroger ces documents. Si vous avez déjà reçu un PDF qui n'était rien de plus qu'une image numérisée, vous connaissez la frustration de ne pas pouvoir modifier le texte. L'OCR supprime cette frustration, que vous travailliez avec des documents papier numérisés, des cartes de visite, des notes manuscrites ou même des reçus de magasin.

Coût

Avoir toutes les informations à portée de main offrant de nombreux atouts, les entreprises d'aujourd'hui sont de plus en plus nombreuses à se tourner vers le cloud et le tout numérique. Cependant, le coût de la saisie, du traitement et de l'extraction manuels des données peut être exorbitant. Opter pour l'OCR permet de réduire le coût salarial lié à l'extraction des données, ainsi que les frais associés à la saisie ou encore à l'impression.

Espace

Dans la mesure où vous pouvez transformer rapidement et efficacement les monticules de feuilles dispersées dans toute l'entreprise en informations numérisées, consignées et classées à l'aide de l'OCR, ces documents physiques n'ont plus lieu d'être. Les grandes armoires remplies de papiers sont désormais remplacées par un serveur unique et une plateforme permettant de trouver facilement n'importe quel renseignement au sein de l'entreprise.

Capacité de modification

Comme nous l'avons mentionné plus haut, il est très frustrant d'avoir un PDF qui n'est qu'une image et de ne pas pouvoir modifier le texte. L'OCR élimine ce problème en convertissant tous vos documents dans votre format de fichier préféré, tel que Word. Vous pouvez ainsi mettre à jour le contenu des documents plus facilement qu'avec le fastidieux copier/coller/modifier.

Banque

Les banques ont été parmi les premières à exploiter la technologie automatisée et l'OCR, et ce secteur reste l'un des principaux utilisateurs. La capture de données rend les processus bancaires plus simples, rapides et efficaces.

Le guichet automatique a été l'un des premiers exemples de technologie OCR et d'automatisation, l'un des derniers étant le dépôt mobile de chèque. La qualité de la technologie OCR a tant progressé que l'ordinateur peut désormais lire et reconnaître avec précision la différence entre le numéro de compte, la signature et le montant. En réalité, la police utilisée pour le numéro de compte au bas du chèque est conçue spécialement pour pouvoir être lue plus facilement par une machine.

L'OCR permet également aux banques d'extraire avec exactitude les données issues d'autres domaines, comme les demandes de prêts hypothécaires, les fiches de paie et les demandes de prêt.

Assurances

Les compagnies d'assurance gèrent quotidiennement une quantité considérable de papiers. Devis, nouveaux comptes, renouvellements de polices et traitement des sinistres : tout ceci nécessite une grande quantité de documents. Numériser manuellement tous les éléments requis demande beaucoup de travail et mobilise un grand nombre de collaborateurs, ce qui coûte trop cher.

Avec les logiciels OCR, l'extraction automatisée des données est une étape rapide des processus quotidiens propres à ce secteur. Une fois les nouveaux documents d'assurance complétés, ils peuvent être scannés et classés dans le système. Le client nouvellement inscrit est désormais « dans le système » et le restera pour toute la durée de son contrat. Cela signifie que la compagnie d'assurance peut consulter ses informations à tout moment : en cas de sinistre, de questions ou de modification de la police d'assurance.

Soins de santé

Des millions de feuilles de soins sont traitées chaque année. Cela signifie beaucoup de papiers, une importante charge de travail manuel et un grand nombre d'erreurs, dans un secteur où la précision est primordiale. La quantité colossale de documents papier que doit gérer le secteur de la santé est source de problèmes, les dossiers de patients erronés en étant un exemple courant. Cela fait partie des principales raisons qui motivent le passage aux dossiers numériques.

L'OCR simplifie grandement la conversion au format électronique de cette masse de dossiers. Cette technologie élimine l'aspect manuel, ce qui permet de réduire les erreurs, d'accélérer le remplissage des dossiers médicaux et des feuilles de soins, et de faciliter l'accès aux informations. Aujourd'hui, n'importe quel volume de formulaires médicaux, de dossiers pharmaceutiques, de notes cliniques ou autres documents de ce type peut être obtenu dans un délai de 24 heures, où vous en avez besoin.

Vente au détail

La technologie OCR permet au secteur de la vente au détail de gérer plus efficacement les informations, notamment d'expédition et de réception. Elle est souvent utilisée pour capturer les données relatives aux bordereaux d'expédition, scanner les bons de commande, numériser les factures, assurer le suivi du stock et réaliser bien d'autres tâches.

Le programme OCR peut produire automatiquement des milliers de modèles de factures sans aucune interaction avec l'utilisateur. Il est capable de convertir des SKU, des prix et des noms de produits au format numérique à l'aide de caméras.

Pour les clients, les logiciels augmentent la flexibilité des programmes de fidélité et des bons, puisqu'il leur suffit d'en scanner les numéros de série pour les utiliser.

Ressources humaines

Élément central de l'entreprise, les ressources humaines constituent également l'un des secteurs dont les activités sont les plus chronophages. La présélection des candidats en est un excellent exemple. Il faut en moyenne trois jours à un recruteur pour embaucher un nouveau collaborateur.

Que peuvent apporter les logiciels OCR ? Les logiciels OCR permettent aux recruteurs de soumettre les candidatures à un traitement par lot, au cours duquel les données pertinentes sont extraites et classées. Les recruteurs peuvent ensuite utiliser les données extraites pour identifier le meilleur candidat en fonction des qualités requises pour le poste.

Pour les RH, les avantages sont multiples, le premier étant de faire gagner un temps précieux aux recruteurs. D'autre part, dans le cadre des initiatives pour l'égalité des genres et des origines ethniques, c'est un outil utile qui permet de se concentrer uniquement sur les qualifications requises. Cela résout le problème des biais inconscients et de la subjectivité. Enfin, le processus étant plus rapide, les candidats ont la réponse plus rapidement, ce qui crée une impression plus positive au départ.

Immobilier

Qu'elles travaillent avec les particuliers ou les entreprises, les agences immobilières produisent une quantité considérable de papiers. Accords, frais, dossiers d'entretien, actes de vente et bien d'autres documents doivent être signés et classés, de manière à être facilement accessibles.

Aucun système de classement manuel n'est aussi efficace et rapide qu'un classeur électronique doté de la technologie permettant de répertorier, de compiler et de créer les jeux de documents nécessaires. Intégrée à votre système de gestion des fichiers, l'OCR permet d'interroger tous les documents, qu'il s'agisse d'une image ou d'un texte.