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AI et automatisation
L'exploration des processus est un moyen simple et abordable d'utiliser la science des données et la méthodologie d'analyse de processus pour améliorer, surveiller et mesurer la performance des processus métier. Cette approche vous aide à prendre des décisions en connaissance de cause, à procéder à des ajustements en temps réel et à surveiller les résultats avec un minimum d'intervention humaine, voire aucune. Et bien que le recours à l'automatisation et à l'intelligence artificielle pour la gestion des processus métier soit encore relativement nouveau, l'exploration des processus est un concept déjà bien établi.
Historiquement, les sociétés consacraient des milliers d'heures de travail à l'analyse manuelle des documents pour y trouver les informations nécessaires à l'identification de certains problèmes. Elles devaient alors encore deviner la meilleure solution d'optimisation possible, tenter d'identifier les causes profondes, comprendre comment mettre en œuvre les changements et, enfin, tout contrôler à la main pour évaluer les résultats. Et force est de constater que cette méthode fonctionnait. Mais elle impliquait toujours une sorte de jeu de devinettes pendant le processus de décision, pour la simple raison que ce qui est visible ne reflète probablement pas précisément un système d'entreprise. Les techniques et algorithmes d'exploration des processus ne sont autres qu'une transformation numérique de ces étapes.
Aujourd'hui, grâce à un code, des données et des outils d'analyse de processus intelligents, les technologies d'exploration automatisée des processus permettent de visualiser avec précision la performance réelle des processus de n'importe quel système générant des journaux d'événements, sans être directement impliqué dans le mappage et l'optimisation des flux de processus. Cela couvre aussi bien les systèmes de gestion de la relation client (CRM) et les opérations financières que la planification des ressources d'entreprise (ERP). Alors, comment fonctionnent les outils d'exploration des processus ?
Les systèmes d'entreprise créent une trace écrite numérique grâce à leurs données de journal. Les outils d'exploration des processus génèrent un modèle à partir de ces données pour élaborer une carte de processus. L'intelligence artificielle (IA) et d'autres programmes entrent ensuite en scène pour évaluer ces modèles afin d'en comprendre les caractéristiques (séquence des événements, organisation, temps de traitement, etc.). À partir de là, vous pouvez déterminer les coûts associés aux problèmes identifiés, exposer les avantages des solutions possibles et prendre en toute confiance des décisions étayées par les données. Les algorithmes d'exploration des processus peuvent ensuite continuer à surveiller les différents systèmes pour vous aider à mesurer la réussite des solutions mises en œuvre.
En quoi l'exploration des données de processus peut-elle m'être utile ?
Chaque entreprise, groupe ou organisation peut bénéficier d'une automatisation instantanée et réelle des processus. Ces avantages commencent par une meilleure efficacité des systèmes eux-mêmes, mais ils se développent également vers d'autres domaines.
Analysez l'efficacité de la formation des employés et améliorez-la en identifiant les erreurs fréquemment commises. Ou repérez des opportunités d'amélioration de votre chiffre d'affaires et identifiez des fournisseurs capables de répondre aux exigences complexes d'un nouveau projet. Et plus vous automatisez, plus ces avantages s'étendent.
Augmentation de la productivité
En éliminant les goulots d'étranglement, en trouvant de nouvelles façons de gérer les exceptions et en éliminant les inefficacités, chaque membre de votre entreprise peut en faire bien davantage en un minimum de temps. Ajoutez d'autres outils d'IA et d'automatisation à votre système d'exploration des processus existant. Vous pourrez ensuite automatiser les tâches redondantes afin que les membres les plus qualifiés de votre équipe se concentrent davantage sur ce qui est important, en laissant les systèmes d'exploration des processus contrôler le reste.
Réduction des risques
Certains systèmes réalisent des prouesses remarquables lorsque la situation reste stable, mais les exceptions peuvent avoir des conséquences désastreuses : les équipes omettent certaines étapes, passent à côté de choses importantes et commettent des erreurs. En optimisant un système en fonction de votre ressenti de la situation, vous risquez de ne pas tenir compte des circonstances imprévues, ce qui ne fera qu'aggraver encore le problème. L'exploration des processus réduit ces risques et vous permet de prendre des décisions en toute confiance.
Amélioration de la satisfaction des employés
De prime abord, une exploration des processus de bout en bout semble ne profiter qu'à l'entreprise, mais ce n'est pas le cas. Lorsque les employés et les membres de l'équipe ont confiance dans les systèmes qu'ils utilisent et n'ont plus besoin d'effectuer certaines tâches redondantes ou répétitives, ils trouvent en eux la motivation nécessaire pour faire la différence et apporter une réelle valeur ajoutée. Ils sont moins susceptibles de procrastiner.
Précision accrue
Au lieu de travailler à partir d'un concept de système idéalisé, l'exploration des processus fournit une image claire d'un système, quelles que soient les circonstances. Elle réduit considérablement le risque d'erreur. Mais l'exploration des processus est également synonyme de cohérence, de sorte que les tâches les plus simples suivent le même processus.
Réduction des coûts
L'exploration des processus limite le nombre d'erreurs à gérer, évite de perdre du temps et vous procure davantage d'informations essentielles, tout cela avec la possibilité de vous concentrer sur ce qui vous fait gagner de l'argent et d'améliorer la satisfaction client. Il existe une multitude de cas d'usage pour réduire les inefficacités dans presque tous les secteurs.
Élargissement des opportunités
Comme l'exploration des processus convient pour n'importe quel système qui crée des journaux d'événements, vous pouvez facilement mettre au grand jour des opportunités jusqu'ici insoupçonnées. Identifiez les fournisseurs capables de répondre au mieux à vos besoins, repérez les postes ou les employés dont les compétences sont mal utilisées, ou encore trouvez les partenaires qui peuvent s'améliorer. En combinant la découverte du processus avec l'automatisation des processus par la robotique (RPA), les possibilités sont infinies.
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Qui utilise l'exploration des processus ?
Que vous ayez pour objectif de livrer des produits aux clients, de fournir des services financiers irréprochables ou de proposer des produits éducatifs de haute qualité, l'exploration des processus peut profiter à l'ensemble de votre entreprise. Ces simples robots travaillent silencieusement pour aider à identifier les zones d'ombre au sein de vos processus, en les surveillant avec une précision impressionnante. Abordables, évolutifs et flexibles, ils peuvent évoluer avec votre société. L'exploration des processus est utilisée dans divers domaines :
E-commerce
L'exploration des processus donne un avantage certain aux équipes marketing, de développement Web et même aux commerciaux. Tous peuvent en tirer parti pour en apprendre davantage sur le comportement des clients et leurs décisions d'achat, en accordant moins de crédit aux profils basés sur des stéréotypes. Vous pouvez améliorer les moteurs de recommandation et éliminer les inconnues des ventes additionnelles.
Service client
Salesforce, SAP et de nombreux autres programmes CRM créent des journaux d'événements et sont donc idéaux pour l'exploration des processus. Utilisez ces informations pour automatiser le suivi du cycle de vie, mettre en évidence les domaines susceptibles d'être améliorés et accroître l'efficacité du suivi des prospects. Vous pourrez ainsi consacrer plus de temps aux prospects qui ont réellement de la valeur, et moins à ceux qui n'en ont pas.
Production industrielle
Pour réussir dans le domaine de la fabrication, vous devez évaluer, surveiller et suivre les chaînes d'approvisionnement, les systèmes de gestion de la relation client (CRM), les systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP), etc. Vous serez mieux à même de réduire les gaspillages, d'affecter les ressources plus efficacement et d'obtenir des mesures de productivité précises et quantifiables. Vous pourrez alors présenter des idées étayées par les données, prendre de bonnes décisions et constater en temps réel le retour sur investissement des changements que vous apportez.
Éducation
Pour améliorer les cours et les résultats des formations, vous devez comprendre les méthodes d'apprentissage de vos étudiants et identifier à quel niveau ils rencontrent des difficultés. L'exploration des processus vous permet de détecter et suivre où les étudiants passent du temps, de comparer leurs résultats et de faire correspondre ces informations au contenu du cours. Résultat ? Chacun atteint un meilleur niveau de réussite, plus facilement.
Soins de santé
L'amélioration des processus par l'automatisation de la gestion des processus métier contribue à démystifier les opérations de santé et facilite leur mise en correspondance avec les indicateurs clés de performance (KPI). Vous pouvez en savoir plus sur les processus de traitement et sur la manière dont ils affectent les établissements de santé, les professionnels et les patients. Dès lors, vous serez en mesure d'améliorer les soins prodigués aux patients, de réduire les goulots d'étranglement, de suivre les résultats et d'accroître la précision de chaque décision que vous prenez.
Logiciels
Le développement de logiciels prend souvent des allures de chaos productif. Le mappage des processus remet de l'ordre dans cette confusion en créant une visualisation qui apporte à chacun une image claire de la façon dont tout fonctionne et du rôle que joue chaque personne dans le processus. Avec ces cartes en main, vous pouvez y ajouter d'autres solutions d'intelligence artificielle pour tout suivre, documenter et surveiller, afin d'identifier instantanément les situations problématiques.
Questions fréquentes concernant l'exploration des processus et les processus métier
Les techniques d'exploration de processus sont classées en trois grandes catégories :
Exploration des processus pour la découverte
Utilisé lorsqu'il s'agit du premier modèle de processus créé (pas d'a priori)
Les données proviennent uniquement des données du journal
Mappage des processus pour les processus opérationnels existants
Contrôle de conformité
Utilisé lorsqu'il existe un a priori ou un modèle préalable
Compare les données du journal des événements avec un modèle existant
Identifie les exceptions et les événements atypiques
Amélioration
Utilise un modèle actuel
Recherche des moyens d'améliorer le modèle existant en termes de calendrier, de coûts et d'autres caractéristiques
Idéal pour optimiser les processus
Non. La technologie d'exploration des processus ne fonctionne qu'avec des systèmes qui produisent des journaux de données d'événements. Elle décrit les différentes étapes des nombreux domaines opérationnels de l'entreprise. Elle peut identifier ces processus de travail, les évaluer et en extraire des connaissances pour vous aider à mieux comprendre ce qui se passe dans le processus de bout en bout. La découverte du processus consiste à apprendre et analyser la façon dont les humains interagissent avec les processus métier, et à utiliser ces informations avec les données des journaux.
Oui ! Une fois les changements mis en œuvre, l'exploration des processus reste un précieux outil de gestion des processus métier (BPM). Elle continue à surveiller ces systèmes pour vous assurer les retours sur investissement attendus. Vous disposerez également d'une piste d'audit complète que vous pourrez utiliser à des fins de conformité et pour d'autres objectifs métier.
Bien sûr. L'automatisation des processus par la robotique (RPA) est devenue un outil essentiel qui complète l'exploration des processus. La RPA peut automatiser toutes les tâches routinières ou répétitives qui, bien que peu gratifiantes, consomment des heures de travail rémunéré. Votre équipe peut ainsi se concentrer sur des tâches plus stratégiques qui font appel à ses compétences et à son expertise, sans avoir à se soucier d'accomplir des tâches fastidieuses dans les délais impartis.
L'idée d'optimiser la gestion des processus métier (BPM) semble simple à première vue. En théorie, il s'agit d'observer un processus, d'indiquer où se situe le problème dans le flux de travail et de le modifier d'une manière ou d'une autre pour le rendre moins problématique. Malheureusement, en simplifiant le processus, on oublie tous les détails qu'impliquent souvent les procédures complexes, ce qui crée des malentendus autour de la fonctionnalité réelle du système.
Tout le monde n'est pas impliqué dans toutes les étapes d'une procédure. Les mauvaises habitudes et les solutions de contournement deviennent des pratiques courantes. Il arrive aussi parfois que les choses changent, ce qui vous oblige à faire évoluer votre système. Le résultat ? Une perte de temps, des erreurs, des inexactitudes, des pertes financières, voire des problèmes plus importants encore.
En élaborant des processus métier rentables, flexibles et précis, vous pouvez vous adapter rapidement au changement et consacrer ce nouveau temps libre à vos clients et à leur satisfaction. Vous serez en mesure de réduire les coûts et d'augmenter votre retour sur investissement, simplement en tirant davantage parti des systèmes que vous utilisez déjà.
Comment débuter avec l'exploration des processus ?
L'automatisation, l'optimisation et la refonte des systèmes d'informations métier ne peuvent être efficaces que si elles reposent sur des données réelles plutôt que sur des perceptions idéalisées d'un système. C'est pourquoi l'exploration des processus est idéale pour partir sur de bonnes bases. Et pour y parvenir, vous devez commencer par élaborer un plan.
Afin d'obtenir de meilleurs résultats, créez un document que vous pourrez utiliser pour vous guider tout au long du processus. Dressez une liste de vos objectifs métier et complétez cette liste par des informations sur la priorité ainsi que les indicateurs clés de performance (KPI) associés à chacun d'eux. Établissez un calendrier pour les différentes tâches et dressez la liste des principales parties prenantes pour faire en sorte que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Enfin, vous devrez répertorier les sources de données potentielles et les avantages qu'il y a à inclure chacune d'entre elles par rapport à vos objectifs.
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