RPA 旅程
如何規劃您的 RPA 成功之旅。
您要如何開始使用和擴展 RPA?
轉型至 RPA 可能需要改變工作準則,以便有效利用虛擬團隊、增加團隊對技術的信任,並接受創新和分析。
RPA 將會改變業務,但這不是既定事實。實施 RPA 有正確的方法。採用 RPA 是改變企業營運和文化的長期旅程,成果將能提升您員工的生產力與創造力。
我們在這方面有深入了解。但是,成功的 RPA 實作該如何定義?我們的最佳實務來自 1,600 多家使用 RPA 的客戶,他們已透過 Automation Anywhere 開始使用並擴展 RPA 部署。
您的 RPA 旅程從哪裡開始?
具體業務案例
RPA 可以在數週內啟動並運作。直接轉型至 RPA 或許不是最理想的選擇,但不代表這不可行。RPA 不只能針對業務流程明顯的效率問題,提供應急式的解決方案,然而起頭是經常是最難的部分,因此,迫切業務需求可以是您突破現狀的有效催化劑。
容易實現的目標
您是否面對許多消耗資源時間且需要高準確度的重複性、結構化業務流程?這是轉型至 RPA 常見的第一步。在結構化流程中輕鬆採用 RPA,為在整個業務中實施複雜、策略性流程自動化奠定基礎。
自動化
探索 RPA 的能力可能會讓您欲罷不能,因為您會突然意識到,自己有能力破除業務流程中老舊的限制和缺陷。借此機會,從各個業務領域和規模的 RPA 實作中汲取經驗,協助您準備好最佳業務案例,進一步為未來成功的 RPA 旅程奠定基礎。
數位轉型
RPA 旅程與數位轉型密切相關。成就全企業的策略性變革是成功實作 RPA 的指標。RPA 是數位轉型的核心要素,不但可以增加和釋出資源,重新定義速度和效率標準,還能有組織地且有目標性地改變業務運作方式。
RPA 旅程有哪些步驟?
探索
自我檢視不僅僅是為了追求個人成長。評估組織合適度、需求和 RPA 的準備情況與貴組織的數位轉型方法密切相關。
- 在內部和外部提出問題,詢問已實施 RPA 且值得信賴的合作夥伴、供應商和組織。
- 研究趨勢和 RPA 工具,並開始構想貴組織在數位轉型期間和轉型後的願景。
- 讓員工成為您計畫的核心。儘早與人資部門討論,從一開始就打造出開放、務實的方法。幫助領導者做好準備,以解決轉型相關疑慮,並開誠佈公地溝通。
準備狀況
選擇您的主要 RPA 領導者:RPA 發起者和 RPA 推行者。
您的 RPA 發起者是組織內的 RPA 高階提倡者。這個人擁有可以影響預算的權力。
您的 RPA 推行者是專案負責人,這個人將聯合相關業務單位或部門主管,以調整和決定適合自動化的業務流程。
識別要優先自動化的候選業務流程。
具有高度商業價值的業務流程最適合優先導入 RPA。應避免低風險/低回報的流程範例,否則很難成功實證 RPA 業務案例。
定義成功標準。
您需要解決什麼問題?您的預期成效是什麼?從一開始就設定正確的預期結果,為整個 RPA 旅程奠定成功的基礎。以下列出幾個 RPA 成功標準/目標範例:
- 節省成本
- 改善合規性
- 提高生產力
- 提高員工參與度
- 競爭力、靈活度
- 提升業務流程的準確性
RPA 廠商委聘
RPA 廠商遴選和委聘
- 長遠思考。市場和商業模式正迅速演進。您選擇的 RPA 廠商合作夥伴應擁有充足的經驗和實證有效的技術,並願意隨科技發展持續調整與創新技術。
- 將使用者體驗視為首要考量。同時針對功能性和易用性進行評估。商業使用者需擁有自行實現自動化的能力,才能造就成功的 RPA。因此 RPA 軟體必須具備強大技術且高度直覺化。
- 規劃支援方案。尋找將您的成功視為第一要務的全面性 RPA 支援模式。
- 安全性至關重要。RPA 在運作過程中會與您的系統和敏感資料互動。請仔細審查安全機制並提出問題,只採用安全且經過認證的企業級 RPA 平台。
- 考慮 RPA 可擴展性。RPA 非常適合處理激增的工作負載,但前提是您所採用的技術需具備迅速擴展的能力。
- 了解持續學習的必要性。仔細評估可深化 RPA 知識的培訓和機會。
概念驗證
RPA 概念驗證的目的是什麼?
概念驗證的價值在於針對您獨特的業務情況和需求,對 RPA 進行測試。
RPA 已經是一項久經考驗的技術,但它是否能滿足您的業務需求?一個有價值的概念驗證將測試您的業務案例假設,並驗證您的實作模型。
如何挑選合適的流程導入自動化,以進行 RPA 概念驗證?
選擇一個能提供顯著收益,且盡可能大量觸及主要技術系統和應用程式的流程。
RPA 試運作
打造成功的 RPA 試行計畫。
完成 RPA 概念驗證之後,RPA 旅程的下一步是在業務流程內試用 RPA。也就是說,將自動化流程導入日常作業中。RPA 試用將依照您選擇的實作模型進行,以您訂定的需求、設計和測試項目執行。
根據預設的成功標準和具體的試用結束條件,評估 RPA 試用成效。
尋求意見回饋。向相關人員 (內外部利益關係人) 請益,以做好擴展準備。從 RPA 試用汲取經驗,通知組織內各相關部門準備好廣泛採用 RPA。
RPA 卓越中心 (CoE)
RPA 卓越中心 (Center of Excellence,CoE) 可以說是您的 RPA 專業和技術菁英團隊。CoE 扮演 RPA 實作和採用核心團隊的角色,可集中為所有業務部門提供 RPA 專業知識,以及經過配置和微調的開發環境。
要在整個組織中擴展 RPA,RPA CoE 至關重要。
RPA 治理是 RPA 旅程在此階段的另一個重要層面。理想情況下,應邀請 IT 部門加入團隊,共同治理 RPA。
擴展
RPA 擴展階段的目標是擴大和深化自動化在整個組織中的應用。為推動此擴展,CoE 將宣導 RPA 實作的成功案例和目標、最佳化數位勞動力、識別並限定要導入自動化的業務流程資格、建置最佳實務做法,並持續擴展團隊資源和增長專業知識。
預先配置的機器人和數位員工這兩項資源,也可協助快速實現 RPA 擴展。
數位轉型
RPA 成為組織 DNA 的一部分。自動化日益複雜的流程會改變您旗下員工和業務的工作性質。RPA 是推動數位轉型的主要技術,不僅提供了實現業務流程數位化的可行做法,同時改變人們的工作經驗,為更複雜、更智慧化的業務加乘輔助和轉型奠定基礎。
避免常見的 RPA 錯誤
我們提供了幾個範例。
我們列出了幾項 RPA 旅程中常見的絆腳石,協助您順暢導入自動化流程。
- RPA 培訓需求
- 溝通與變革管理
- 與 IT 部門的合作關係
- 定義成功標準
- 企業人員責任
藉由與合適的 RPA 廠商合作,您可以和 RPA 客戶成功團隊一同克服 RPA 旅程中的種種障礙:
向擁有實際第一手經驗的 RPA 從業人員學習。
加入成長速度最快的 RPA 社群。
RPA 技能短缺、變革管理不善、缺乏 IT 擁有權、未明確定義的成功標準以及無視基礎設施管理考慮等,都是導致數個 RPA 計畫失敗的因素。
為成功的 RPA 計畫做好準備
我們為您的 RPA 旅程提供以下 8 個專家秘訣
1.
尋找
執行發起人
2.
任命
RPA 執行長
3.
建立
目標明確的業務計畫
4.
推廣
RPA 使每位員工深入瞭解
5.
區隔
開發、測試和生產環境
6.
建立
嚴謹架構以促進 RPA 擴展
7.
檢閱、翻新並再次溝通
RPA 目標
8.
宣傳 RPA
分享成功案例
轉型有如團隊運動
您的 RPA 旅程將需要三大核心團隊攜手合作:
業務
業務部門將推動目標,訂定優先事項,並努力追求最高的投資報酬率。
IT 部門
IT 部門的角色是確保系統具備可擴展性、可靠性與安全性,並能順暢運作。
開發人員
開發人員負責建置機器人。從業務人員、IT 到高階程式設計師,任何人都可以是機器人開發人員。
高階主管發起者
高階主管發起者透過掌控 RPA 和自動化業務案例,領導和調整 RPA 實作,並管理專案風險。
RPA 流程架構設計師
身為主題內容專家和分析師,RPA 流程設計師負責記錄各系統的工作和資料流,以實現自動化。
RPA 計畫經理
主要 RPA 專案經理負責制定和傳達專案目標,彙整資源並確保計畫朝既定方向發展。
自動化取用者
定義、衡量和取用自動化效益的業務/LOB 層級負責人。
架構設計師/自動化管理員
管理 RPA 環境、基礎架構、部署、擴展性以及安全性的技術系統架構設計師。
自動化開發人員。
任何人都可以是自動化開發人員。
功能性的
商業使用者
運用直覺式機器人設定 (例如:記錄、強化功能以及拖放),改善日常工作。
技術純熟的
商業使用者
從簡單的流程開始著手,循序漸進處理日益複雜的流程。
IT 部門
專業人員
專注於通用性和重複使用性,以提高機器人的業務價值。
進階
程式設計師
挑戰極限,實現複雜流程 100% 自動化。