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IA de automatización
¿Qué es el descubrimiento de procesos?
El descubrimiento de procesos es un conjunto de tecnologías y técnicas para identificar la forma en que las personas realizan los procesos empresariales.
Va un paso más allá de la minería de procesos convencional a fin de determinar qué ocurre en el “espacio en blanco” entre los registros del sistema de los eventos en los procesos. El espacio en blanco son las distintas cosas que hacen las personas para crear eventos de procesos empresariales (como los diversos pasos para pagar una factura, por ejemplo), desde clics específicos del ratón hasta la apertura de archivos, documentos y páginas web, y la transferencia de información entre ellos.
El objetivo del descubrimiento de procesos es mejorar la eficiencia de los procesos empresariales. Usa aprendizaje automático e inteligencia artificial para mostrar a las organizaciones los pasos que pueden tomar para automatizar los procesos existentes para lograr este objetivo. También ilustra los nuevos procesos que pueden automatizar a fin de optimizar las funciones de trabajo críticas, como los recursos humanos o el servicio al cliente.
¿Qué puede hacer por mí el descubrimiento de procesos?
El descubrimiento de procesos proporciona una hoja de ruta ideal para la automatización de procesos empresariales críticos. Este software registra acciones entre los usuarios y los flujos de trabajo, a fin de revelar exactamente qué se necesita para optimizarlos con herramientas como la automatización robótica de procesos. Su beneficio principal es completar los espacios en blanco de lo que necesitan hacer las personas y sus sistemas de IT a fin de automatizar esos trabajos.
En consecuencia, es un habilitador clave para que las organizaciones logren más trabajo con menos recursos, costos más bajos y menos errores. También reduce los riesgos del cumplimiento regulatorio y la seguridad porque garantiza que se cumplan todos los requisitos, lo que no siempre sucede al llevar a cabo tareas de forma manual. Los beneficios específicos incluyen:
¿Por qué debería implementar la RPA?
Aumento de la productividad
Eliminación de cuellos de botella
Transparencia
Riesgo y cumplimiento
Escalabilidad
Mayor satisfacción del cliente
Aumento de la productividad
Mediante el uso del descubrimiento de procesos para iniciar o mejorar las iniciativas de automatización existentes, las empresas pueden mejorar el rendimiento y la calidad de cargos importantes, como el procesamiento de reclamación de seguros. Los trabajadores pueden completar esos procesos más rápido (y en mayores cantidades) automatizando sus diversos requisitos.
Uno de los resultados del descubrimiento de procesos es identificar los cuellos de botella que retrasan y reducen sistemáticamente la cantidad de procesos completados, como el contacto con los clientes cuando hay pagos pendientes. El descubrimiento de procesos logra este objetivo ilustrando todo lo que puede automatizarse para un objetivo empresarial (incluidas las tareas que insumen mucho tiempo), de modo que las organizaciones puedan abordarlo.
El descubrimiento de procesos hace que incluso los procesos más complicados y extensos sean transparentes. Con técnicas como la visión computarizada, el descubrimiento de procesos brinda a las organizaciones una visibilidad sin igual del funcionamiento de los procesos para que puedan mejorarlos y sistematizarlos con la RPA.
El descubrimiento de procesos permite a las organizaciones ver exactamente qué acciones se llevan a cabo en un proceso. Esta información es crítica para determinar si se está cumpliendo con los estándares de cumplimiento. Asimismo, la automatización de estos pasos garantiza el cumplimiento regulatorio y, a su vez, minimiza las sanciones cuantiosas.
Otra ventaja importante del descubrimiento de procesos es la capacidad de escalar los procesos para satisfacer las necesidades de negocios. Revelando qué sucede exactamente en cada proceso, este software muestra a las organizaciones exactamente qué se necesita para escalarlas para imperativos de negocios, como escalar las funciones de RR. HH. para fusiones y adquisiciones.
La mayor satisfacción del cliente para las aplicaciones de atención al cliente (como el procesamiento de préstamos o las reclamaciones de seguro de salud) es una de las ventajas implícitas del aumento de la eficiencia y la efectividad que el descubrimiento de procesos hace posible. En combinación con la RPA, proporciona a los consumidores y organizaciones resultados más rápidos y mejores resoluciones.
¿Quién usa el descubrimiento de procesos?
El descubrimiento de procesos acelera los procesos en casi todas las unidades de negocios e industrias. Es una manera excelente de prepararse para la RPA o para mejorar sus resultados en departamentos de todas las industrias, incluida la contabilidad, los recursos humanos, el servicio al cliente y el marketing. También se usa mucho en las áreas de las finanzas, los seguros, las telecomunicaciones, la atención de la salud, los call centers y los servicios de TI. El descubrimiento de procesos es empleado regularmente por casi cualquier usuario de la RPA, puesto que el primero es una forma excelente de maximizar la segunda.
El descubrimiento de procesos se usa en muchas industrias y unidades de negocios porque se integra con casi cualquier aplicación, como la suite de Microsoft Office y sistemas de ERP y CRM. Otras estrategias para mejorar los procesos (como la minería de procesos) son difíciles, si no imposibles, de integrar en estos sistemas. No obstante, la facilidad de uso del descubrimiento de procesos con las tecnologías de AI que capturan las acciones de los usuarios con casi cualquier herramienta o sistema de TI disponible es directamente responsable de su utilidad para tantas aplicaciones distintas, entre ellas:
Telecomunicaciones
Seguros
Contabilidad
Recursos humanos
Servicio a clientes
FinanzasEl descubrimiento de procesos afecta a la industria de las telecomunicaciones ilustrando qué aspectos de los flujos de trabajo sería más beneficioso automatizar. Con frecuencia, esto implica las interacciones con los clientes, como incorporarlos, notificarles sobre nuevas opciones y características de servicio, y orientarlos por el proceso de cambiar y mejorar sus servicios. Otras necesidades del servicio al cliente de este mercado específico incluyen el cambio de detalles personales relacionados con la información de contacto o las direcciones.
El mercado específico de los seguros abarca desde los seguros de salud hasta los de vivienda o de automóvil. El descubrimiento de procesos puede identificar nuevos procesos relacionados con los clientes que se pueden automatizar, como emitir recordatorios de pago o solicitar documentación de reclamaciones o pólizas. También es útil para encontrar nuevos procesos administrativos que se pueden automatizar, como la resolución de reclamaciones, la formulación de cotizaciones y la determinación de descuentos para las primas.
Casi todos los departamentos de contabilidad pueden beneficiarse de la capacidad del descubrimiento de procesos de acelerar los flujos de trabajo. Se usa con frecuencia para identificar formas de automatización de procesos para administrar la nómina, conciliar los balances, gestionar los gastos y garantizar que se cumpla con los pedidos y se paguen las facturas. Otros casos de uso frecuentes incluyen notificar a los clientes sobre las facturas que se deben pagar y completar formularios fiscales.
El conjunto casi infinito de flujos de trabajo en los departamentos de RR. HH. es ideal para identificar nuevos procesos que se pueden descubrir y automatizar. El descubrimiento de procesos es especialmente efectivo para las tareas relacionadas con la adquisición de talentos, como emitir invitaciones a entrevistas, analizar currículums, llevar a cabo averiguaciones de antecedentes y enviar ofertas de trabajo. También es fundamental para ayudar con los beneficios, como el procesamiento de solicitudes de vacaciones, días de licencia, necesidades de seguro de salud y más.
En entornos de call centers, el descubrimiento de procesos se usa con frecuencia para acelerar las capacidades de los agentes de ayudar a los clientes. Por ejemplo, se usa para registrar interacciones con clientes para fines de evaluación y entrenamiento, otorgar acceso en tiempo real a información de los clientes en distintos sistemas de IT y actualizar datos de clientes según se solicite. También puede revelar información para oportunidades de ventas adicionales y ventas cruzadas a fin de incrementar las ganancias.
Tradicionalmente, los servicios financieros han sido uno de los usuarios principales de la RPA y, por extensión, del descubrimiento de procesos. El cumplimiento regulatorio es un caso de uso crítico en este sector. Las organizaciones financieras deben cumplir con diversos acuerdos, como el de Basilea II, así como mandatos internacionales como el de conocimiento del cliente. El descubrimiento de procesos y la RPA son fundamentales para garantizar que se cumpla con esas demandas de manera oportuna y sin errores, a fin de evitar que las organizaciones deban pagar sanciones cuantiosas.
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¿Cómo comienzo con el descubrimiento de procesos?
La estrategia tradicional del descubrimiento de procesos puede dividirse en tres pasos.
1
DOCUMENTACIÓN2
ANÁLISIS3
AUTOMATIZACIÓNDOCUMENTACIÓN
El primero implica documentar cada acción que realiza un usuario (desde hacer clic con un ratón hasta interactuar con distintos sistemas para mover datos), mientras se completa un proceso como la incorporación de nuevos clientes, por ejemplo.
1
ANÁLISIS
El siguiente paso implica análisis para asignar prioridades a los distintos procesos y tareas de la manera más significativa para cumplir con los objetivos, como completar el proceso de desvinculación cuando los empleados abandonan una empresa. Durante este paso, es posible evaluar qué acciones son oportunidades de automatización. Los resultados se clasifican en orden de importancia para completar el objetivo del flujo de trabajo involucrado. De esta forma, los usuarios pueden ver qué procesos se deben automatizar primero y su efecto en el proceso en particular que se ejecuta.
2
AUTOMATIZACIÓN
El último paso es la automatización del proceso deseado. Este paso es uno de los más importantes para el descubrimiento de procesos, puesto que crea acciones significativas a partir de los resultados de descubrimiento de las tareas y los procesos. Allí es donde se alcanza el verdadero valor empresarial del descubrimiento de procesos.
3
En la actualidad, los usuarios finales pueden acelerar esta estrategia manual para el descubrimiento de procesos y la RPA mediante la automatización del descubrimiento de procesos por su cuenta usando Process Discovery de Automation Anywhere. Discovery Bot está diseñado para observar y registrar interacciones humanas con sistemas de TI para procesos recurrentes a fin de que puedan identificar oportunidades de automatización y crear bots automáticamente. La capacidad de modernizar el descubrimiento de procesos combinándolo con la RPA y Discovery Bot democratiza la automatización en el lugar de trabajo porque la pone en las manos de los usuarios empresariales (agentes de servicio al cliente, personal de RR. HH., especialistas en contabilidad, etc.) que la necesitan.
